ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Βασ. Γεωργίου Α΄ 1, Τ.Κ. 54636, Θεσσαλονίκη,
1ος όροφος, Γραφεία 123 Γ’, 124 Δ’, 126 Δ’, 127 Δ’,
Τηλ. 231331-7424, 231331-7442, 231331-7383,
231331-7428, 231331-7438, 231331-7409, 231331-7738

Αρμοδιότητες

1. Παραλαμβάνει αιτήσεις για την άσκηση αρμοδιοτήτων του δημοτολογίου: α) από πολίτες: σε έντυπη μορφή με αυτοπρόσωπη παρουσία των αιτούντων, σε ηλεκτρονική μορφή μέσω των Κ.Ε.Π., μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μέσω της Ψηφιακής Πλατφόρμας Παροχής Υπηρεσιών και Πιστοποιητικών Δημοτολογίου, και β) από τις δημόσιες υπηρεσίες μέσω αυτεπάγγελτης αναζήτησης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και τις καταχωρεί στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.).
2. Εκδίδει διοικητικές πράξεις και λοιπά έγγραφα με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής,, χρεώνει προς ενέργεια εισερχόμενα έγγραφα, διακινεί εσωτερικά και εκτός του Δήμου και αρχειοθετεί έγγραφα μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε).
3. Παρέχει σύγχρονες ψηφιακές υπηρεσίες δημοτολογίου,με σκοπό τη βελτίωση των παρεχομένων δια ζώσης ή εξ αποστάσεως υπηρεσιών, μέσω των διαδικτυακών εφαρμογών του Δήμου Θεσσαλονίκης, όπως: α) «Ψηφιακή Πλατφόρμα Παροχής Υπηρεσιών και Πιστοποιητικών Δημοτολογίου» για την παραλαβή ψηφιακών αιτημάτων πολιτών και την διαπεραίωσή τους χωρίς την αυτοπρόσωπη παρουσία τους στο δημοτολόγιο, β) «Εφαρμογή Ηλεκτρονικών Ραντεβού» για την εξυπηρέτηση των πολιτών κατόπιν προσυνεννόησης (ραντεβού) και προτείνει τη δημιουργία νέων.
4. Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις για το Δημοτολόγιο και καταχωρεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών», νέες εγγραφές, διαγραφές, διορθώσεις και μεταβολές δημοτολογίου με την έκδοση απόφασης Δημάρχου και συνεργάζεται με το Τμήμα Έκδοσης Πιστοποιητικών για την επιδιόρθωση και τη συμπλήρωση των δημοτολογικών εγγραφών.
5. Περαιώνει τις μεταδημοτεύσεις από άλλους Δήμους.
6. Επιμελείται και διενεργεί συμπληρώσεις στοιχείων δημοτών στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» για τα οποία δεν απαιτείται η έκδοση απόφασης Δημάρχου (Χ.Α.Δ.).
7. Διενεργεί την καταχώρηση του Αριθμού Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (ΑΜΚΑ) των δημοτών, καθώς και κάθε άλλου νεώτερου στοιχείου των δημοτών μαζικής καταχώρησης, στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» με την έκδοση απόφασης Δημάρχου.
8. Ενημερώνει τον εισαγγελέα πρωτοδικών για κάθε περίπτωση δημοτολογικού γεγονότος ή κατάστασης, η οποία δύναται να θεωρηθεί ως παράνομη πράξη.
9. Επιμελείται την εγγραφή στο δημοτολόγιο με απόφαση Δημάρχου πολιτών λόγω απόκτησης της Ελληνικής Ιθαγένειας.
10. Συντάσσει την «Δήλωση Πολιτογράφησης» για την απόκτηση ελληνικής ιθαγένειας αλλογενών αλλοδαπών κατοίκων του Δήμου Θεσσαλονίκης.
11. Εφαρμόζει την κείμενη νομοθεσία σε ό,τι αφορά την πρόσληψη ή αλλαγή επωνύμου καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου παιδιών που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων.
12. Εξελληνίζει το ονοματεπώνυμο Ελλήνων εξωτερικού, ομογενών που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια καθώς και παλιννοστούντων ομογενών που έχουν την ελληνική ιθαγένεια.
13. Προβαίνει στη σύνταξη και δίμηνη αναθεώρηση των εκλογικών καταλόγων (δημοτών – ετεροδημοτών και Ευρωπαίων πολιτών) και την αποστολή τους σε ψηφιακή μορφή στο Υπουργείο Εσωτερικών.
14. Συντάσσει από 1ης του έτους έως τέλους Φεβρουαρίου ονομαστικές καταστάσεις οι οποίες περιλαμβάνουν τους νέους εκλογείς (17άρηδες) που είναι εγγεγραμμένοι στο Δημοτολόγιο του Δήμου και αποκτούν το δικαίωμα του εκλέγειν.
15. Χορηγεί πιστοποιητικά παραληφθέντων εκλογέων μεριμνώντας για την αποστολή τους στο Υπουργείο Εσωτερικών και διευκολύνει τους εκλογείς για την εύρεση του εκλογικού τους τμήματος.
16. Μεριμνά για την μεταβολή του εκλογικού διαμερίσματος των δημοτών κατόπιν αιτήσεώς τους.
17. Συνεργάζεται με τις Υπηρεσίες Δημοτολογίου της Χώρας, προκειμένου να επιλυθούν οι διπλοεγγραφές πολιτών στα δημοτολόγια και στους εκλογικούς καταλόγους.
18. Συντάσσει και βιβλιοδετεί το ετήσιο Μητρώο Αρρένων και τον Στρατολογικό Πίνακα.
19. Παραλαμβάνει και αποστέλλει στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας-Θράκης δικαιολογητικά που αφορούν τα Μητρώα Αρρένων για: α) εγγραφή αδήλωτων τέκνων, β) διαγραφή εγγεγραμμένων για διαφόρους λόγους (θάνατος, απώλεια ελληνικής ιθαγένειας, ανυπαρξία, απόκτηση ξένης ιθαγένειας κ.α.), γ) διόρθωση επωνύμου, κυρίου ονόματος, πατρωνύμου, μητρωνύμου, τόπου γεννήσεως, ληξιαρχικών στοιχείων, προσθήκη κυρίου ονόματος κ.α., δ) μεταβολή στοιχείων εγγεγραμμένων λόγω υιοθεσίας, αναγνώρισης κ.α.
20. Εγγράφει στα Μητρώα Αρρένων αδήλωτα τέκνα και αλλοδαπούς που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια, μετά από την έκδοση απόφασης της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης.
21. Διαγράφει εγγεγραμμένους από τα Μητρώα Αρρένων σε περίπτωση θανάτου, απώλειας της ελληνικής ιθαγένειας, ανυπαρξίας, διπλοεγγραφής, απόκτησης ξένης ιθαγένειας κ.α. μετά από την έκδοση απόφασης της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης.
22. Εκδίδει πιστοποιητικά Μητρώου Αρρένων παντός τύπου.
23. Διενεργεί έρευνα σχετικά με τον τόπο κατοικίας των στρατευσίμων μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών» και του φυσικού αρχείου του Δημοτολογίου.
24. Ενημερώνει ηλεκτρονικά τα σχολεία στα μέσα Δεκεμβρίου κάθε έτους για τις ημερομηνίες υποβολής υπευθύνων δηλώσεων για την κατάρτιση του Στρατολογικού Πίνακα και για την κατάθεση δελτίου απογραφής στη Στρατολογική Υπηρεσία Θεσσαλονίκης.
25. Επιμελείται για τις δημοσιεύσεις, σχετικά με τις ημερομηνίες κατάρτισης του Στρατολογικού Πίνακα τον μήνα Δεκέμβριο και με τις ημερομηνίες ελέγχου των ονοματεπωνυμικών στοιχείων Ληξιαρχικών Πράξεων Γεννήσεως των αρρένων τέκνων για τον καταρτισμό του ετήσιου Μητρώου Αρρένων στην ιστοσελίδα του Δήμου και σε κάθε πρόσφορο μέσο.
26. Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις για την έκδοση αδειών πολιτικού γάμου Ελλήνων και αλλοδαπών.
27. Τηρεί το ετήσιο ημερολόγιο τέλεσης πολιτικών γάμων στο Δήμο Θεσσαλονίκης.
28. Συντάσσει την δήλωση τέλεσης πολιτικού γάμου στο τηρούμενο ειδικά για τον σκοπό αυτό βιβλίο και την πράξη προσδιορισμού επωνύμου των τέκνων των μελλονύμφων.
29. Χορηγεί αρνητική απάντηση για τη μη ύπαρξη δημοτολογικής εγγραφής.
30. Τηρεί και διαφυλάττει στο διηνεκές τα φυσικά αρχεία που αφορούν: α) τις οικογενειακές μερίδες των δημοτών του Δήμου, β) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις Δημάρχου των δημοτολογικών μεταβολών, γ) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης εγγραφών και μεταβολών ιθαγενειών και πολιτογραφήσεων, δ) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις Δημάρχου ονοματεπωνυμικών αλλαγών, ε) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης για τα Μητρώα Αρρένων, στ) τα βιβλία των Μητρώων Αρρένων και ζ) τα δικαιολογητικά για την έκδοση αδειών γάμου και για την τέλεση των πολιτικών γάμων στο Δήμο Θεσσαλονίκης, η) τα εκδοθέντα πιστοποιητικά εγγυτέρων συγγενών με τα συνημμένα δικαιολογητικά για την έκδοσή τους, θ) τα βιβλία καταχώρισης εκδοθέντων πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών παρελθόντων ετών.
31. Τηρεί για δύο έτη τις αιτήσεις χορήγησης πιστοποιητικών Μητρώου Αρρένων με τα συνημμένα δικαιολογητικά χορήγησής τους και προβαίνει στην περιοδική εκκαθάριση του αρχείου των ανωτέρω αιτήσεων, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
32. Διεκπεραιώνει διοικητικά θέματα του Τμήματος (τήρηση παρουσιολογίων, άδειες προσωπικού, δειγματοληπτικός έλεγχος εγγράφων, σύνταξη και επικαιροποίηση των διαδικασιών του Τμήματος, παροχή στατιστικών και απολογιστικών στοιχείων και λοιπών (εκπόνηση στοχοθεσίας, σύνταξης ετήσιου προγράμματος δράσης κλπ). Συντάσσει και αποστέλλει προς έγκριση στη Διεύθυνση, οικονομικά στοιχεία που αφορούν τον προϋπολογισμό, την διενέργεια διαγωνισμών και την έκδοση πρωτογενών  αιτημάτων,  πιστώσεων κλπ.
33. Διενεργεί την ανάρτηση των πράξεων του Τμήματος, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις, στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» και στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων «ΚΗΜΔΗΣ».
34. Καταμετρά, καταγράφει και αξιολογεί σε ετήσια βάση το αρχειακό υλικό των συνόλων εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του Τμήματος και μεριμνά για την ανοικτή τους διάθεση, για περαιτέρω αξιοποίηση και χρήση.
35. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από το νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές των Προϊσταμένων του Τμήματος και της Διεύθυνσης.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Βασ. Γεωργίου Α΄ 1, Τ.Κ. 54636, Θεσσαλονίκη,
1ος όροφος, Γραφείο  127 Δ’,
Τηλ. 231331-7415, 231331-7392

Αρμοδιότητες

1. Παραλαμβάνει αιτήσεις για χορήγηση πιστοποιητικών και βεβαιώσεων δημοτολογίου: α) από πολίτες : σε έντυπη μορφή με αυτοπρόσωπη παρουσία των αιτούντων, σε ηλεκτρονική μορφή μέσω των Κ.Ε.Π., μέσω του Ο.Τ.Ε. (1502), μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μέσω της Ψηφιακής Πλατφόρμας Παροχής Υπηρεσιών και Πιστοποιητικών Δημοτολογίου, και β) από τις δημόσιες υπηρεσίες μέσω αυτεπάγγελτης αναζήτησης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και τις καταχωρεί στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.).
2. Εκδίδει διοικητικές πράξεις και λοιπά έγγραφα με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής,, χρεώνει προς ενέργεια εισερχόμενα έγγραφα, διακινεί εσωτερικά και εκτός του Δήμου και αρχειοθετεί έγγραφα μέσω
3. Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε).
4. Παρέχει σύγχρονες ψηφιακές υπηρεσίες, με σκοπό τη βελτίωση των παρεχομένων δια ζώσης ή εξ αποστάσεως υπηρεσιών, μέσω των διαδικτυακών εφαρμογών του Δήμου Θεσσαλονίκης, όπως: α) «Ψηφιακή Πλατφόρμα Παροχής Υπηρεσιών και Πιστοποιητικών Δημοτολογίου» για την παραλαβή αιτήσεων και την χορήγηση ηλεκτρονικών πιστοποιητικών και βεβαιώσεων δημοτολογίου, β) «Εφαρμογή Ηλεκτρονικών Ραντεβού» για την εξυπηρέτηση των πολιτών κατόπιν προσυνεννόησης (ραντεβού) και προτείνει τη δημιουργία νέων.
5. Επιμελείται και διενεργεί συμπληρώσεις στοιχείων δημοτών στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» για τα οποία δεν απαιτείται η έκδοση απόφασης Δημάρχου (Χ.Α.Δ.) σε συνεργασία με το Τμήμα Δημοτολογίου.
6. Ενημερώνει τον εισαγγελέα πρωτοδικών και το Τμήμα Δημοτολογίου για κάθε περίπτωση δημοτολογικού γεγονότος ή κατάστασης, η οποία δύναται να θεωρηθεί ως παράνομη πράξη.
7. Ενημερώνει άμεσα και με κάθε πρόσφορο τρόπο το Τμήμα Δημοτολογίου όταν διαπιστώνει ότι τα δημοτολογικά στοιχεία, που βρίσκονται καταγεγραμμένα στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών», χρήζουν διορθώσεων, συμπληρώσεων ή μεταβολών.
8. Διευκολύνει τους εκλογείς για την εύρεση του εκλογικού τους τμήματος κατά την περίοδο των εκλογών.
9. Επιμελείται την έκδοση πάσης φύσεως πιστοποιητικών και βεβαιώσεων δημοτολογίου: α) ατομικά πιστοποιητικά (Γεννήσεως, Εντοπιότητας, Ταυτοπροσωπίας, Πολύγλωσσο Έντυπο, Βεβαίωσης Ταυτοπροσωπίας,) και β) οικογενειακά πιστοποιητικά (Οικογενειακής Κατάστασης, Στρατολογίας Τύπου Α’, Συντηρήσεως (Ξένων Αρχών), μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών».
10. Επιμελείται την έκδοση βεβαιώσεων μονίμου κατοικίας.
11. Επιμελείται την έκδοση πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών» και ανατυπώνει εκ του αρχείου παλαιότερα εκδοθέντα πιστοποιητικά εγγυτέρων συγγενών.
12. Χορηγεί αρνητική απάντηση για τη μη ύπαρξη δημοτολογικής εγγραφής.
13. Τηρεί και διαφυλάττει στο διηνεκές τα φυσικά αρχεία που αφορούν: α) τα εκδοθέντα πιστοποιητικά εγγυτέρων συγγενών με τα συνημμένα δικαιολογητικά για την έκδοσή τους, β) τα βιβλία καταχώρισης εκδοθέντων πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών παρελθόντων ετών.
14. Τηρεί για δύο έτη τις αιτήσεις χορήγησης πιστοποιητικών και βεβαιώσεων δημοτολογίου με τα συνημμένα δικαιολογητικά χορήγησής τους (πλην των αιτήσεων χορήγησης πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών που τηρείται στο διηνεκές) και προβαίνει στην περιοδική εκκαθάριση του αρχείου των ανωτέρω αιτήσεων, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
15. Διεκπεραιώνει διοικητικά θέματα του Τμήματος (τήρηση παρουσιολογίων, άδειες προσωπικού, δειγματοληπτικός έλεγχος εγγράφων, σύνταξη και επικαιροποίηση των διαδικασιών του Τμήματος, παροχή στατιστικών και απολογιστικών στοιχείων και λοιπών (εκπόνηση στοχοθεσίας, σύνταξης ετήσιου προγράμματος δράσης κλπ). Συντάσσει και αποστέλλει προς έγκριση στη Διεύθυνση, οικονομικά στοιχεία που αφορούν τον προϋπολογισμό, την διενέργεια διαγωνισμών και την έκδοση πρωτογενών αιτημάτων,  πιστώσεων κλπ..
16. Διενεργεί την ανάρτηση των πράξεων του Τμήματος, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις, στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» και στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων «ΚΗΜΔΗΣ».
17. Καταμετρά, καταγράφει και αξιολογεί σε ετήσια βάση το αρχειακό υλικό των συνόλων εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του Τμήματος και μεριμνά για την ανοικτή τους διάθεση, για περαιτέρω αξιοποίηση και χρήση.
18. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από το νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές των Προϊσταμένων του Τμήματος και της Διεύθυνσης.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Λεωφ. Βασιλέως Γεωργίου Α’ 1, ΤΚ. 546 36
1ος όροφος Γραφεία 116Γ, 117Γ, 118Γ, 120Γ και 122Γ
τηλ. 2313 317420, 2313 317413, 2313 317504, 2313 317515

Αρμοδιότητες

1. Ο/Η Ληξίαρχος ασκεί τα καθήκοντα όπως προβλέπεται από τον Ληξιαρχικό Νόμο και εφαρμόζει αυτόν σε συνεργασία με τον/την Προϊστάμενο και τους υπαλλήλους του Τμήματος Ληξιαρχείου για την ορθή καταχώρηση των ληξιαρχικών γεγονότων που λαμβάνουν χώρα στα  διοικητικά όρια του Δήμου.
2. Παραλαμβάνει αιτήσεις για χορήγηση αντιγράφων Ληξιαρχικών Πράξεων και άσκηση αρμοδιοτήτων του ληξιαρχείου: α) από πολίτες: σε έντυπη μορφή με αυτοπρόσωπη παρουσία των αιτούντων, σε ηλεκτρονική μορφή μέσω των Κ.Ε.Π., μέσω του Ο.Τ.Ε. (1502), μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μέσω της Ψηφιακής Πλατφόρμας Παροχής Υπηρεσιών και Αντιγράφων Ληξιαρχικών Πράξεων του Ληξιαρχείου , και β) από τις δημόσιες υπηρεσίες μέσω αυτεπάγγελτης αναζήτησης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και τις καταχωρεί στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.).
3. Χορηγεί πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα των ληξιαρχικών πράξεων.
4. Χορηγεί αρνητική απάντηση για τη μη ύπαρξη ληξιαρχικής εγγραφής.
5. Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» τις πράξεις που λαμβάνουν χώρα στα διοικητικά όρια του Δήμου Θεσσαλονίκης και έχουν σαν αντικείμενο :

• τη βεβαίωση γέννησης, γάμου ή θανάτου φυσικού προσώπου,
• την ισχύ της συμφωνίας των προσώπων που κατάρτισαν σύμφωνο συμβίωσης
• και εκτυπώνει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις, οι οποίες βιβλιοδετούνται σε τόμους.          
  6. Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών», και επισημειώνει στα αντίστοιχα χειρόγραφα Ληξιαρχικά Βιβλία γεγονότα όπως ονοματοδοσία, βάπτιση και μεταβολές που επέρχονται στις ληξιαρχικές πράξεις .
  7. Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών», και επισημειώνει στα αντίστοιχα χειρόγραφα Ληξιαρχικά Βιβλία διορθώσεις σφαλμάτων επί των ληξιαρχικών πράξεων.
  8. Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα Μητρώο Πολιτών τις βαπτίσεις, ονοματοδοσίες ή μεταβολές, οι οποίες έλαβαν χώρα στα διοικητικά όρια του Δήμου Θεσσαλονίκης και αφορούν ληξιαρχικές πράξεις που έχουν συνταχθεί σε άλλα ληξιαρχεία και εκτυπώνει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις εκθέσεων, οι οποίες βιβλιοδετούνται σε τόμους.
  9. Διορθώνει ή συμπληρώνει τα στοιχεία ληξιαρχικών πράξεων που έχουν καταχωριστεί μετά τη μετάπτωση στο Μητρώο Πολιτών, σύμφωνα με τα στοιχεία που εμπεριέχονται στις ενυπόγραφες έγχαρτες ληξιαρχικές πράξεις και τις οριστικοποιεί .
  10. Εφαρμόζει τις κατά νόμο διαδικασίες για επιβολή προστίμων στις εκπρόθεσμες δηλώσεις ληξιαρχικών γεγονότων σύμφωνα με την παρ. 5 άρθρ. 49 του Ν.344/76.
  11. Ενημερώνει τον Εισαγγελέα για κάθε περίπτωση ληξιαρχικού γεγονότος ή κατάστασης η οποία δύναται να θεωρηθεί ως παράνομη πράξη.
  12. Παρέχει σύγχρονες ψηφιακές υπηρεσίες Ληξιαρχείου, με σκοπό τη βελτίωση των παρεχομένων δια ζώσης ή εξ αποστάσεως υπηρεσιών, μέσω των διαδικτυακών εφαρμογών του Δήμου Θεσσαλονίκης, όπως: α) «Ψηφιακή Πλατφόρμα Παροχής Υπηρεσιών και Ληξιαρχικών πράξεων» για την ηλεκτρονική παραλαβή αιτήσεων: 1. για χορήγηση ηλεκτρονικά Ληξιαρχικών Πράξεων χωρίς την αυτοπρόσωπη παρουσία των πολιτών στο Ληξιαρχείο και 2. για προέλεγχο δικαιολογητικών για μεταβολές διορθώσεις επί υφιστάμενων Ληξιαρχικών Πράξεων, β) «Εφαρμογή Ηλεκτρονικών Ραντεβού» για την εξυπηρέτηση των πολιτών κατόπιν προσυνεννόησης (ραντεβού) και προτείνει την δημιουργία νέων.
  13. Τηρεί και διαφυλάττει, στο διηνεκές, τα ληξιαρχικά βιβλία γεννήσεων, θανάτων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης και εκθέσεων( ν. 344/1976 , π.δ. 480/1985)
  14. Τηρεί τα προαπαιτούμενα δικαιολογητικά για τη σύνταξη ή μεταβολή – διόρθωση των ληξιαρχικών πράξεων για πέντε χρόνια και τις αιτήσεις έκδοσης αντιγράφων για δύο χρόνια  και επιμελείται την τακτική εκκαθάρισή τους (π.δ. 480/1985).
  15. Εκδίδει διοικητικές πράξεις και λοιπά έγγραφα με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, χρεώνει προς ενέργεια εισερχόμενα έγγραφα, διακινεί εσωτερικά και εκτός του Δήμου και αρχειοθετεί έγγραφα μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε).
  16. Διεκπεραιώνει διοικητικά θέματα του Τμήματος (τήρηση παρουσιολογίων, άδειες προσωπικού, δειγματοληπτικός έλεγχος εγγράφων, σύνταξη και επικαιροποίηση των διαδικασιών του Τμήματος, παροχή στατιστικών και απολογιστικών στοιχείων και λοιπών (εκπόνηση στοχοθεσίας, σύνταξης ετήσιου προγράμματος δράσης κλπ). Συντάσσει και αποστέλλει προς έγκριση στη Διεύθυνση, οικονομικά στοιχεία που αφορούν τον προϋπολογισμό, την διενέργεια διαγωνισμών και την έκδοση πρωτογενών  αιτημάτων,  πιστώσεων κλπ.
  17. Διενεργεί την ανάρτηση των πράξεων του Τμήματος, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις, στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» και στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων «ΚΗΜΔΗΣ».
  18. Καταμετρά, καταγράφει και αξιολογεί σε ετήσια βάση το αρχειακό υλικό των συνόλων εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του Τμήματος και μεριμνά για την ανοικτή τους διάθεση, για περαιτέρω αξιοποίηση και χρήση.
  19. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από το νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές των Προϊσταμένων του Τμήματος και της Διεύθυνσης.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Λεωφ. Βασιλέως Γεωργίου Α’ 1, ΤΚ. 546 36
1ος όροφος Γραφείο 102Α
τηλ. 2313 317770, 2313 317771

Αρμοδιότητες

1. Μεριμνά για την παραλαβή και την ηλεκτρονική διαχείριση μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) και σύμφωνα με τον Κανονισμό Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Κ.Η.Δ.Ε.) όλων των εισερχομένων εγγράφων (Μηνύματα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου όπως του info@thessaloniki.gr, Μηνύματα Τηλεομοιοτυπίας, έγγραφα έντυπης μορφής, ΙΡΙΔΑ κ.λ.π.) τα οποία αποστέλλει στις Υπηρεσίες του Δήμου.
2. Φροντίζει για την ηλεκτρονική διαχείριση των εξερχομένων και ενδοϋπηρεσιακών  εγγράφων του Τμήματος και της Διεύθυνσης μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) σύμφωνα με τον Κανονισμό Ηλεκτρονικής Διαχείρισης  Εγγράφων (Κ.Η.Δ.Ε.) και  την ανάρτηση  πράξεων του Τμήματος και της Διεύθυνσης, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις, στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» και στο  Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων «ΚΗΜΔΗΣ».
3. Εκδίδει διοικητικές πράξεις και λοιπά έγγραφα του Τμήματος με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, χρεώνει προς ενέργεια εισερχόμενα έγγραφα, διακινεί εσωτερικά και εκτός του Δήμου και αρχειοθετεί έγγραφα μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε).
4. Παρέχει διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη στον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης, μεριμνώντας για την έκδοση και διακίνηση διοικητικών πράξεων και λοιπών εγγράφων (σύνταξη, υπογραφή, χρέωση, διακίνηση, αρχειοθέτηση κ.λ.π) κατ΄ εφαρμογή του Κανονισμού Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Κ.Η.Δ.Ε.
5. Μεριμνά για τον συντονισμό, την διεκπεραίωση και την παρακολούθηση θεμάτων των Τμημάτων της Διεύθυνσης όπως διακίνηση της έντυπης και ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, τήρηση παρουσιολογίων, υπερωριακή εργασία, σύνταξη και επικαιροποίηση των διαδικασιών, δειγματοληπτικός έλεγχος εγγράφων, παροχή στατιστικών και απολογιστικών στοιχείων και λοιπών (εκπόνηση στοχοθεσίας, σύνταξης ετήσιου προγράμματος δράσης κλπ), σύνταξης και αποστολής προς έγκριση στη Διεύθυνση, οικονομικών στοιχείων που αφορούν τον προϋπολογισμό, την διενέργεια διαγωνισμών και την έκδοση πρωτογενών  αιτημάτων,  πιστώσεων κλπ..
6. Φροντίζει για τη διεκπεραίωση της πάσης φύσεως αλληλογραφίας (επιδόσεις, απλής, συστημένης, ομαδικής, με απόδειξη παραλαβής)  μέσω ταχυδρομικών υπηρεσιών.(ΕΛ.ΤΑ.- Ιδιωτική εταιρεία ταχυμεταφορών).
7. Τηρεί ετήσιο αρχείο αποφάσεων συγκρότησης επιτροπών διαγωνισμών, στις οποίες περιλαμβάνονται υπάλληλοι των Τμημάτων της Διεύθυνσης και μεριμνά για την σύνταξη του ετήσιου καταλόγου υπόχρεων υπαλλήλων των Τμημάτων της Διεύθυνσης σε Δήλωση Περιουσιακής Κατάστασης (ΠΟΘΕΝ ΕΣΧΕΣ), τηρώντας σχετικό αρχείο.
8. Καταρτίζει και τηρεί επικαιροποιημένο κατάλογο χρηστών και δικαιωμάτων πρόσβασης στα μηχανογραφικά συστήματα λειτουργίας του Δήμου για το σύνολο των υπαλλήλων της Διεύθυνσης.
9. Καταμετρά, καταγράφει και αξιολογεί σε ετήσια βάση το αρχειακό υλικό των συνόλων εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης της Διεύθυνσης και συντονίζει την καταγραφή και την διάθεση των συνόλων ανοικτών δεδομένων όλων των Τμημάτων της Διεύθυνσης.
10. Φροντίζει για την παραλαβή και διαχείριση των προς δημοσίευση (τοιχοκόλληση) εγγράφων από δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς. (Διακηρύξεις διαγωνισμών, δημοπρασιών, προμηθειών καθώς και εγγράφων  που αφορούν κατοίκους αγνώστου διαμονής) (Κλητήρια Θεσπίσματα). Είναι αρμόδιο για την ανάρτησή τους στον πίνακα ανακοινώσεων.
11. Διενεργεί θεωρήσεις γνησίου υπογραφής και επικυρώνει δημόσια έγγραφα ως ακριβή αντίγραφα.
12. Φροντίζει για τη διεκπεραίωση αιτημάτων πολιτών κατόπιν προσυνεννόησης (ραντεβού), μέσω της Ηλεκτρονική Πλατφόρμας e-Ραντεβού του Δήμου Θεσσαλονίκης.
13. Τηρεί Εμπιστευτικό Πρωτόκολλο για το σύνολο των Υπηρεσιών του Δ.Θ. σε ηλεκτρονικό σύστημα καταχώρησης εγγράφων.
14. Φροντίζει για τη διατήρηση του υφιστάμενου σε φυσική μορφή Γενικού Αρχείου των Σχεδίων εγγράφων και Αποφάσεων Δημάρχου του Δήμου και είναι υπεύθυνο για την αρχειοθέτηση , την ταξινόμηση  με χρονολογική σειρά, την ψηφιοποίηση, την έκδοση αντιγράφων και την εκκαθάρισή του, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις και αποφάσεις.
15. Διατηρεί πλήρες φωτοτυπικό και φωτοαντιγραφικό κέντρο στο κεντρικό δημοτικό κατάστημα και μεριμνά για την εξυπηρέτηση όλων των δημοτικών υπηρεσιών και οργάνων.
16. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από το νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές των Προϊσταμένων του Τμήματος και της Διεύθυνσης.