ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Βασ. Γεωργίου Α΄ 1, Τ.Κ. 54636, Θεσσαλονίκη,
1ος όροφος, Γραφεία 123 Γ’, 124 Δ’, 126 Δ’, 127 Δ’,
Τηλ. 231331-7424, 231331-7442, 231331-7383,
231331-7428, 231331-7438, 231331-7409, 231331-7738

Αρμοδιότητες

1. Παραλαμβάνει αιτήσεις για την άσκηση αρμοδιοτήτων του δημοτολογίου: α) από πολίτες: σε έντυπη μορφή με αυτοπρόσωπη παρουσία των αιτούντων, σε ηλεκτρονική μορφή μέσω των Κ.Ε.Π., μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μέσω της Ψηφιακής Πλατφόρμας Παροχής Υπηρεσιών και Πιστοποιητικών Δημοτολογίου, και β) από τις δημόσιες υπηρεσίες μέσω αυτεπάγγελτης αναζήτησης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και τις καταχωρεί στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.).
2. Εκδίδει διοικητικές πράξεις και λοιπά έγγραφα με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής,, χρεώνει προς ενέργεια εισερχόμενα έγγραφα, διακινεί εσωτερικά και εκτός του Δήμου και αρχειοθετεί έγγραφα μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε).
3. Παρέχει σύγχρονες ψηφιακές υπηρεσίες δημοτολογίου,με σκοπό τη βελτίωση των παρεχομένων δια ζώσης ή εξ αποστάσεως υπηρεσιών, μέσω των διαδικτυακών εφαρμογών του Δήμου Θεσσαλονίκης, όπως: α) «Ψηφιακή Πλατφόρμα Παροχής Υπηρεσιών και Πιστοποιητικών Δημοτολογίου» για την παραλαβή ψηφιακών αιτημάτων πολιτών και την διαπεραίωσή τους χωρίς την αυτοπρόσωπη παρουσία τους στο δημοτολόγιο, β) «Εφαρμογή Ηλεκτρονικών Ραντεβού» για την εξυπηρέτηση των πολιτών κατόπιν προσυνεννόησης (ραντεβού) και προτείνει τη δημιουργία νέων.
4. Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις για το Δημοτολόγιο και καταχωρεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών», νέες εγγραφές, διαγραφές, διορθώσεις και μεταβολές δημοτολογίου με την έκδοση απόφασης Δημάρχου και συνεργάζεται με το Τμήμα Έκδοσης Πιστοποιητικών για την επιδιόρθωση και τη συμπλήρωση των δημοτολογικών εγγραφών.
5. Περαιώνει τις μεταδημοτεύσεις από άλλους Δήμους.
6. Επιμελείται και διενεργεί συμπληρώσεις στοιχείων δημοτών στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» για τα οποία δεν απαιτείται η έκδοση απόφασης Δημάρχου (Χ.Α.Δ.).
7. Διενεργεί την καταχώρηση του Αριθμού Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (ΑΜΚΑ) των δημοτών, καθώς και κάθε άλλου νεώτερου στοιχείου των δημοτών μαζικής καταχώρησης, στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» με την έκδοση απόφασης Δημάρχου.
8. Ενημερώνει τον εισαγγελέα πρωτοδικών για κάθε περίπτωση δημοτολογικού γεγονότος ή κατάστασης, η οποία δύναται να θεωρηθεί ως παράνομη πράξη.
9. Επιμελείται την εγγραφή στο δημοτολόγιο με απόφαση Δημάρχου πολιτών λόγω απόκτησης της Ελληνικής Ιθαγένειας.
10. Συντάσσει την «Δήλωση Πολιτογράφησης» για την απόκτηση ελληνικής ιθαγένειας αλλογενών αλλοδαπών κατοίκων του Δήμου Θεσσαλονίκης.
11. Εφαρμόζει την κείμενη νομοθεσία σε ό,τι αφορά την πρόσληψη ή αλλαγή επωνύμου καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου παιδιών που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων.
12. Εξελληνίζει το ονοματεπώνυμο Ελλήνων εξωτερικού, ομογενών που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια καθώς και παλιννοστούντων ομογενών που έχουν την ελληνική ιθαγένεια.
13. Προβαίνει στη σύνταξη και δίμηνη αναθεώρηση των εκλογικών καταλόγων (δημοτών – ετεροδημοτών και Ευρωπαίων πολιτών) και την αποστολή τους σε ψηφιακή μορφή στο Υπουργείο Εσωτερικών.
14. Συντάσσει από 1ης του έτους έως τέλους Φεβρουαρίου ονομαστικές καταστάσεις οι οποίες περιλαμβάνουν τους νέους εκλογείς (17άρηδες) που είναι εγγεγραμμένοι στο Δημοτολόγιο του Δήμου και αποκτούν το δικαίωμα του εκλέγειν.
15. Χορηγεί πιστοποιητικά παραληφθέντων εκλογέων μεριμνώντας για την αποστολή τους στο Υπουργείο Εσωτερικών και διευκολύνει τους εκλογείς για την εύρεση του εκλογικού τους τμήματος.
16. Μεριμνά για την μεταβολή του εκλογικού διαμερίσματος των δημοτών κατόπιν αιτήσεώς τους.
17. Συνεργάζεται με τις Υπηρεσίες Δημοτολογίου της Χώρας, προκειμένου να επιλυθούν οι διπλοεγγραφές πολιτών στα δημοτολόγια και στους εκλογικούς καταλόγους.
18. Συντάσσει και βιβλιοδετεί το ετήσιο Μητρώο Αρρένων και τον Στρατολογικό Πίνακα.
19. Παραλαμβάνει και αποστέλλει στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας-Θράκης δικαιολογητικά που αφορούν τα Μητρώα Αρρένων για: α) εγγραφή αδήλωτων τέκνων, β) διαγραφή εγγεγραμμένων για διαφόρους λόγους (θάνατος, απώλεια ελληνικής ιθαγένειας, ανυπαρξία, απόκτηση ξένης ιθαγένειας κ.α.), γ) διόρθωση επωνύμου, κυρίου ονόματος, πατρωνύμου, μητρωνύμου, τόπου γεννήσεως, ληξιαρχικών στοιχείων, προσθήκη κυρίου ονόματος κ.α., δ) μεταβολή στοιχείων εγγεγραμμένων λόγω υιοθεσίας, αναγνώρισης κ.α.
20. Εγγράφει στα Μητρώα Αρρένων αδήλωτα τέκνα και αλλοδαπούς που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια, μετά από την έκδοση απόφασης της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης.
21. Διαγράφει εγγεγραμμένους από τα Μητρώα Αρρένων σε περίπτωση θανάτου, απώλειας της ελληνικής ιθαγένειας, ανυπαρξίας, διπλοεγγραφής, απόκτησης ξένης ιθαγένειας κ.α. μετά από την έκδοση απόφασης της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης.
22. Εκδίδει πιστοποιητικά Μητρώου Αρρένων παντός τύπου.
23. Διενεργεί έρευνα σχετικά με τον τόπο κατοικίας των στρατευσίμων μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών» και του φυσικού αρχείου του Δημοτολογίου.
24. Ενημερώνει ηλεκτρονικά τα σχολεία στα μέσα Δεκεμβρίου κάθε έτους για τις ημερομηνίες υποβολής υπευθύνων δηλώσεων για την κατάρτιση του Στρατολογικού Πίνακα και για την κατάθεση δελτίου απογραφής στη Στρατολογική Υπηρεσία Θεσσαλονίκης.
25. Επιμελείται για τις δημοσιεύσεις, σχετικά με τις ημερομηνίες κατάρτισης του Στρατολογικού Πίνακα τον μήνα Δεκέμβριο και με τις ημερομηνίες ελέγχου των ονοματεπωνυμικών στοιχείων Ληξιαρχικών Πράξεων Γεννήσεως των αρρένων τέκνων για τον καταρτισμό του ετήσιου Μητρώου Αρρένων στην ιστοσελίδα του Δήμου και σε κάθε πρόσφορο μέσο.
26. Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις για την έκδοση αδειών πολιτικού γάμου Ελλήνων και αλλοδαπών.
27. Τηρεί το ετήσιο ημερολόγιο τέλεσης πολιτικών γάμων στο Δήμο Θεσσαλονίκης.
28. Συντάσσει την δήλωση τέλεσης πολιτικού γάμου στο τηρούμενο ειδικά για τον σκοπό αυτό βιβλίο και την πράξη προσδιορισμού επωνύμου των τέκνων των μελλονύμφων.
29. Χορηγεί αρνητική απάντηση για τη μη ύπαρξη δημοτολογικής εγγραφής.
30. Τηρεί και διαφυλάττει στο διηνεκές τα φυσικά αρχεία που αφορούν: α) τις οικογενειακές μερίδες των δημοτών του Δήμου, β) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις Δημάρχου των δημοτολογικών μεταβολών, γ) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης εγγραφών και μεταβολών ιθαγενειών και πολιτογραφήσεων, δ) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις Δημάρχου ονοματεπωνυμικών αλλαγών, ε) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας-Θράκης για τα Μητρώα Αρρένων, στ) τα βιβλία των Μητρώων Αρρένων και ζ) τα δικαιολογητικά για την έκδοση αδειών γάμου και για την τέλεση των πολιτικών γάμων στο Δήμο Θεσσαλονίκης, η) τα εκδοθέντα πιστοποιητικά εγγυτέρων συγγενών με τα συνημμένα δικαιολογητικά για την έκδοσή τους, θ) τα βιβλία καταχώρισης εκδοθέντων πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών παρελθόντων ετών.
31. Τηρεί για δύο έτη τις αιτήσεις χορήγησης πιστοποιητικών Μητρώου Αρρένων με τα συνημμένα δικαιολογητικά χορήγησής τους και προβαίνει στην περιοδική εκκαθάριση του αρχείου των ανωτέρω αιτήσεων, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
32. Διεκπεραιώνει διοικητικά θέματα του Τμήματος (τήρηση παρουσιολογίων, άδειες προσωπικού, δειγματοληπτικός έλεγχος εγγράφων, σύνταξη και επικαιροποίηση των διαδικασιών του Τμήματος, παροχή στατιστικών και απολογιστικών στοιχείων και λοιπών (εκπόνηση στοχοθεσίας, σύνταξης ετήσιου προγράμματος δράσης κλπ). Συντάσσει και αποστέλλει προς έγκριση στη Διεύθυνση, οικονομικά στοιχεία που αφορούν τον προϋπολογισμό, την διενέργεια διαγωνισμών και την έκδοση πρωτογενών  αιτημάτων,  πιστώσεων κλπ.
33. Διενεργεί την ανάρτηση των πράξεων του Τμήματος, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις, στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» και στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων «ΚΗΜΔΗΣ».
34. Καταμετρά, καταγράφει και αξιολογεί σε ετήσια βάση το αρχειακό υλικό των συνόλων εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του Τμήματος και μεριμνά για την ανοικτή τους διάθεση, για περαιτέρω αξιοποίηση και χρήση.
35. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από το νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές των Προϊσταμένων του Τμήματος και της Διεύθυνσης.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Λεωφ. Βασιλέως Γεωργίου Α’ 1, ΤΚ. 546 36
1ος όροφος Γραφεία 116Γ, 117Γ, 118Γ, 120Γ και 122Γ
τηλ. 2313 317420, 2313 317413, 2313 317504, 2313 317515

Αρμοδιότητες
1. Ελέγχει τα δικαιολογητικά και καταχωρεί τις Ληξιαρχικές Πράξεις που έχουν αντικείμενο:

• τη βεβαίωση γέννησης φυσικού προσώπου
• τη βεβαίωση θανάτου φυσικού προσώπου. Εκδίδει τις αντίστοιχες πράξεις οι οποίες υπέχουν θέση άδειας ταφής ή αποτέφρωσης.
• τη βεβαίωση γάμου φυσικών προσώπων
• το σύμφωνο συμβίωσης φυσικών προσώπων
• εκδίδει πλήρεις Ληξιαρχικές Πράξεις  και αντίγραφά τους.

2. Ελέγχει τα δικαιολογητικά, καταχωρεί γεγονότα όπως ονοματοδοσία και βάπτιση ή μεταβολές που επέρχονται στις Ληξιαρχικές Πράξεις :

• με δικαστική απόφαση
• με απόφαση Δημάρχου
• με αμετάκλητη  δήλωση των άμεσα ενδιαφερομένων
• εκδίδει τις αντίστοιχες πράξεις.

3. Ελέγχει τα δικαιολογητικά και καταχωρεί διορθώσεις σφαλμάτων επί των Ληξιαρχικών Πράξεων  :

• με δικαστική απόφαση
• με εντολή εισαγγελέα,
• με έγκριση Ληξιάρχου
• εκδίδει τις αντίστοιχες πράξεις.

4. Ελέγχει τα δικαιολογητικά, καταχωρεί

• βαπτίσεις,
• ονοματοδοσίες
• μεταβολές

που έχουν επέλθει επί των καταχωρημένων ληξιαρχικών πράξεων  σύμφωνα με τις εκθέσεις άλλων ληξιαρχείων.

5. Καταχωρεί βαπτίσεις, ονοματοδοσίες ή τις μεταβολές που επέρχονται στις Ληξιαρχικές πράξεις , οι οποίες έλαβαν χώρα στα διοικητικά όρια του Δήμου Θεσσαλονίκης  και αφορούν ληξιαρχικές πράξεις που έχουν συνταχθεί σε άλλα ληξιαρχεία. Εκδίδει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις εκθέσεων.

6. Επιμελείται την έκδοση και αποστολή :

• αντιγράφων ληξιαρχικών πράξεων
• δικαιολογητικών που τηρούνται στο αρχείο του Τμήματος

κατόπιν α. αιτημάτων από Κ.Ε.Π. φορείς του Δημοσίου και του ευρύτερου Δημοσίου Τομέα β. αιτημάτων των πολιτών και γ. μέσω της αντίστοιχης γραμμής του ΟΤΕ.

7. Εκδίδει πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα των ληξιαρχικών πράξεων (Κ.Ε.Ε. 2016/1191)

8. Εφαρμόζει τις κατά νόμο διαδικασίες για επιβολή προστίμων στις εκπρόθεσμες δηλώσεις ληξιαρχικών γεγονότων.

9. Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στο Ληξίαρχο

10. Ελέγχει δειγματοληπτικά μετά από αιτήματα υπηρεσιών, ληξιαρχικές πράξεις που έχουν συνταχθεί στο Ληξιαρχείο Θεσσαλονίκης και αποστέλλει αντίστοιχα δικαιολογητικά για έλεγχο σε άλλες υπηρεσίες .

11. Τηρεί και ενημερώνει τον ηλεκτρονικό φάκελο αρχείων και νομοθεσίας αξιοποιεί τις ηλεκτρονικές εφαρμογές.

12. Καταγράφει και επικαιροποιεί τις διαδικασίες του Ληξιαρχείου.

13. Επικαιροποιεί, σε συνεργασία με την αρμόδια υπηρεσία, την ιστοσελίδα του Δ.Θ. σε θέματα που αφορούν το Τμήμα Ληξιαρχείου.

14. Διεκπεραιώνει θέματα που αφορούν την απασχόληση του προσωπικού του  Τμήματος (άδειες , παρουσιολόγια, υπερωριακή εργασία, κλπ), ενημερώνει το Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ» και εκδίδει πρόγραμμα εργασίας απασχόλησης για Κυριακές και αργίες

15. Βιβλιοδετεί σε τόμους τις συσταθείσες ληξιαρχικές πράξεις οι οποίοι διατηρούνται στο διηνεκές.

16. Τηρεί φυλάσσει και συντηρεί τα ληξιαρχικά βιβλία