Όροι Χρήσης του Ψηφιακού Βοηθού Harbora Assist

Ενσωμάτωση και Χρήση του Ψηφιακού Βοηθού Harbora Assist στον Ιστότοπο του Δήμου Θεσσαλονίκης – Υποστήριξη της Πλατφόρμας «Βελτιώνω την Πόλη μου (IMC)»

Η παρούσα ενότητα εντάσσεται στους Γενικούς Όρους Χρήσης της επίσημης ιστοσελίδας του Δήμου Θεσσαλονίκης και αφορά ειδικά την πρόσβαση και χρήση ψηφιακής υπηρεσίας Harbora Assist, ενός καινοτόμου ψηφιακού βοηθού συνομιλίας βασισμένου στην Τεχνητή Νοημοσύνη (AI).

Το Harbora Assist ενσωματώνεται στον ιστότοπο του Δήμου με σκοπό την αυτοματοποίηση και ενίσχυση της επικοινωνίας με τους πολίτες, μέσω παροχής άμεσων, ακριβών και εξατομικευμένων απαντήσεων, καθώς και με κατεύθυνση προς τις αρμόδιες υπηρεσίες και διαθέσιμες ψηφιακές λειτουργίες.

Η χρήση της υπηρεσίας προϋποθέτει τη ρητή αποδοχή των παρόντων ειδικών όρων, σε συνδυασμό με την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Δήμου και τους ισχύοντες Γενικούς Όρους Χρήσης της ιστοσελίδας.

1. Περιγραφή Υπηρεσίας

Το Harbora Assist είναι ένα ψηφιακό εργαλείο τεχνητής νοημοσύνης, το οποίο λειτουργεί ως πρώτο σημείο επαφής για τους πολίτες που επισκέπτονται τον ιστότοπο του Δήμου Θεσσαλονίκης, διευκολύνοντας την παροχή πληροφοριών και την καθοδήγηση στη χρήση των δημοτικών υπηρεσιών.

Η υπηρεσία επιτρέπει στον χρήστη:

• Να υποβάλλει ερωτήσεις σε φυσική γλώσσα σχετικά με διαδικασίες, αιτήσεις και αρμοδιότητες
• Να λαμβάνει εξατομικευμένες απαντήσεις και κατευθύνσεις με βάση τις ανάγκες του
• Να αλληλεπιδρά με διαδραστικό τρόπο, χωρίς την ανάγκη τηλεφωνικής ή φυσικής παρουσίας
• Να μεταβαίνει αυτόματα στη σχετική ηλεκτρονική υπηρεσία του Δήμου

Ιδιαίτερη λειτουργία του Harbora Assist αποτελεί η δυναμική διασύνδεσή του με την υφιστάμενη εφαρμογή IMC, μέσω της οποίας οι χρήστες μπορούν να υποβάλουν αιτήματα που αφορούν προβλήματα ή βλάβες στο αστικό περιβάλλον. Ο ψηφιακός βοηθός σε περίπτωση που λάβει σχετική προτροπή από τον χρήστη, και μόνο τότε, συλλέγει τα απαραίτητα στοιχεία συνομιλιακά και υποβάλλει την αναφορά προβλήματος στην πλατφόρμα της IMC για λογαριασμό του χρήστη, αυτόματα, και εφόσον λάβει την τελική επιβεβαίωση από τον τελευταίο.

Η υπηρεσία συνοδεύεται από μηχανισμό ανάλυσης ανώνυμων δεδομένων χρήσης, συμβάλλοντας στη συνεχή αξιολόγηση και βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων δημοτικών υπηρεσιών.

2. Ελεγχόμενη Τεχνική Διασύνδεση & Αξιοποίηση Υφιστάμενων Υποδομών IMC

Η ενσωμάτωση του Harbora Assist στον ιστότοπο του Δήμου Θεσσαλονίκης πραγματοποιείται με τρόπο που σέβεται και διατηρεί την αυτοτέλεια της υπάρχουσας ψηφιακής πλατφόρμας IMC, ενώ παράλληλα αξιοποιεί σύγχρονες μεθόδους διαλειτουργικότητας.

Η τεχνική διασύνδεση με το IMC δεν τροποποιεί τη λειτουργία ή το frontend της πλατφόρμας του Δήμου, αλλά βασίζεται σε προτυποποιημένο API σύστημα, που έχει διαμορφωθεί από την τεχνική ομάδα του IMC και περιλαμβάνει:

• Άντληση πληροφοριών από το IMC σχετικά με προκαθορισμένες επιλογές που δύναται να συμπεριληφθούν στο αίτημα, τα οποία καθορίζονται αποκλειστικά από το IMC (πχ κατηγορίες προβλημάτων)
• Server–to–server κρυπτογραφημένη επικοινωνία για την υποβολή αιτήματος το οποίο συσχετίζεται με ειδικό λογαριασμό χρήστη στο IMC.
• Τεκμηρίωση (Data Contract) της δομής δεδομένων και υποστήριξη επιπρόσθετων πεδίων για προσωπικά στοιχεία (π.χ. όνομα, επώνυμο, email, τηλέφωνο), όταν αυτά παρέχονται από τον πολίτη

Η επικοινωνία μεταξύ του Harbora Assist και της πλατφόρμας του IMC πραγματοποιείται ασύγχρονα και με ασφάλεια, χωρίς να εμπλέκεται ο ίδιος ο χρήστης στη διαδικασία μετάδοσης των δεδομένων. Σε κάθε περίπτωση, ο πολίτης έχει τη δυνατότητα να ελέγξει το περιεχόμενο του αιτήματος και να το επιβεβαιώσει πριν την υποβολή ή να το ακυρώσει, διατηρώντας τον τελικό έλεγχο.

Προϋπόθεση για την υποβολή του αιτήματος στο IMC μέσω του Harbora Assist είναι η επαλήθευση χρήστη μέσω SMS (OTP Verification).

 

 

Αιτήματα που εντοπίζεται ότι περιέχουν, σε οποιοδήποτε πεδίο, περιεχόμενο που εμπίπτει στις ακόλουθες κατηγορίες θα απορρίπτονται αυτόματα και δεν θα διαβιβάζονται στο IMC:

• Υβριστικός, απειλητικός, προσβλητικός ή χυδαίος λόγος,
• Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα (όπως δεδομένα υγείας, πολιτικές ή θρησκευτικές πεποιθήσεις, φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, σεξουαλικός προσανατολισμός κ.ά.),
• Ρητορική μίσους, ρατσιστικά, σεξιστικά ή άλλου είδους διακριτικά ή επιθετικά σχόλια,
• Περιεχόμενο που παραβιάζει την ισχύουσα νομοθεσία ή/και τα δικαιώματα τρίτων.

Σε περίπτωση απόρριψης, ο χρήστης θα ενημερώνεται με σχετικό μήνυμα, χωρίς να αποστέλλεται το αίτημα στην τρίτη πλατφόρμα. Η λειτουργία αυτή έχει ως στόχο την προστασία της ποιότητας των υπηρεσιών και τη συμμόρφωση με τις ισχύουσες νομικές και ηθικές υποχρεώσεις.

Η λύση αυτή προσφέρει τεχνικά ασφαλή και λειτουργική διαλειτουργικότητα με την πλατφόρμα του IMC, χωρίς να απαιτείται τροποποίηση της αρχιτεκτονικής ή των μηχανισμών λειτουργίας της. Παράλληλα, επιτρέπει στον Δήμο Θεσσαλονίκης να αξιοποιεί την ΑΙ, τόσο για τη βελτιωμένη εμπειρία του πολίτη, όσο και για την προκαταρκτική κατηγοριοποίηση αιτημάτων με βάση δηλωμένες λέξεις-κλειδιά, διευκολύνοντας τη διοικητική διαχείριση.

Ωστόσο, επισημαίνεται ότι η διαβίβαση των αιτημάτων από τον Harbora Assist προς την πλατφόρμα του IMC εξαρτάται από την απρόσκοπτη τεχνική επικοινωνία μέσω των παρεχόμενων API. Συνεπώς, σε περιπτώσεις προσωρινής διακοπής ή αστοχίας λειτουργίας του IMC, ενδέχεται η διαβίβαση να καθυστερήσει ή να αποτύχει, και να μην ολοκληρωθεί σε πραγματικό χρόνο. Για τον λόγο αυτό, το σύστημα διατηρεί τα αιτήματα προσωρινά σε ασφαλή αναμονή (queue), προκειμένου να επιχειρηθεί η επανυποβολή τους μόλις αποκατασταθεί η επικοινωνία με το IMC.

Η αρχιτεκτονική του συστήματος έχει σχεδιαστεί με γνώμονα τη διασφάλιση ακεραιότητας και ακολουθίας δεδομένων, καθώς και τη συμμόρφωση με τις αρχές της νομιμότητας, αναλογικότητας και τεκμηρίωσης της επεξεργασίας.

3. Συλλογή και Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων

Η χρήση του Harbora Assist ενδέχεται να απαιτεί την παροχή ορισμένων προσωπικών δεδομένων, τα οποία ο χρήστης επιλέγει να γνωστοποιήσει με δική του πρωτοβουλία στο πλαίσιο της αλληλεπίδρασης με το σύστημα.

Τα δεδομένα που ενδέχεται να συλλεχθούν περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων:

• Ονοματεπώνυμο (προαιρετικά)
• Αριθμό κινητού τηλεφώνου (υποχρεωτικά για επαλήθευση με κωδικό OTP)
• Ηλεκτρονική διεύθυνση email (προαιρετικά)
• Περιγραφή και κατηγορία προβλήματος
• Τοποθεσία/διεύθυνση σχετική με το αίτημα
• Τεχνικά δεδομένα πρόσβασης (π.χ. IP, χρόνος σύνδεσης)

Η συλλογή και προσωρινή αποθήκευση των ανωτέρω δεδομένων αποσκοπεί αποκλειστικά:

• Στη σύνταξη προσυμπληρωμένης αίτησης προς την πλατφόρμα IMC του Δήμου Θεσσαλονίκης
• Στην προστασία της λειτουργίας του συστήματος
• Στη βελτιστοποίηση της εμπειρίας του χρήστη

Η διαχείριση των δεδομένων διέπεται από την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Δήμου και τηρεί τις αρχές του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR). Για την υποβολή αιτημάτων αναφοράς προβλημάτων στο IMC, το Harbora Assist ζητά τη ρητή συγκατάθεση του χρήστη σε περίπτωση που διαβιβάζονται προσωπικά δεδομένα.

4. Αποθήκευση και Διαβίβαση Δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται μέσω του Harbora Assist αποθηκεύονται προσωρινά σε διακομιστές που βρίσκονται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ) ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ), διασφαλίζοντας ότι η επεξεργασία τους συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του GDPR.

Σε περιπτώσεις όπου απαιτείται η διαβίβαση δεδομένων σε χώρες εκτός ΕΕ/ΕΟΧ (τρίτες χώρες), αυτό πραγματοποιείται μόνο εφόσον:

• Η χώρα έχει αναγνωριστεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ότι παρέχει επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων (απόφαση επάρκειας).
• Υπάρχουν κατάλληλες διασφαλίσεις, όπως οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (Standard Contractual Clauses – SCCs), που εγκρίνονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
• Ο χρήστης έχει δώσει ρητή συγκατάθεση για τη συγκεκριμένη διαβίβαση, αφού ενημερωθεί για τους πιθανούς κινδύνους.

Η διαβίβαση δεδομένων σε τρίτες χώρες πραγματοποιείται μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο για την παροχή της υπηρεσίας και υπόκειται σε αυστηρές διαδικασίες ελέγχου και συμμόρφωσης με τον GDPR.

5. Διατήρηση Δεδομένων και Δικαιώματα Χρήστη

Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται μέσω του Harbora Assist διατηρούνται για χρονικό διάστημα έως 30 ημερολογιακών ημερών, εκτός εάν απαιτείται εύλογη τεχνική παράταση για την ολοκλήρωση της ασφαλούς αποστολής τους στην επίσημη πλατφόρμα IMC.

Μετά την επιτυχή διαβίβαση και την ολοκλήρωση της διαδικασίας, τα δεδομένα διαγράφονται αυτόματα και αμετάκλητα από την λειτουργική μνήμη του Harbora Assist, χωρίς δυνατότητα ανάκτησης.

Οι χρήστες διατηρούν τα εξής δικαιώματα, όπως προβλέπονται απο τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR):

• Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που έχουν υποβληθεί
• Διόρθωση ανακριβειών ή ελλιπών πληροφοριών
• Διαγραφή των δεδομένων ή του υποβληθέντος αιτήματος
• Φορητότητα, κατόπιν αιτήματος, με δυνατότητα λήψης αντιγράφου της συνομιλίας με το Harbora Assist (η αποστολή ολοκληρώνεται εντός 15 ημερών)

Σημειώνεται ότι, μετά την πάροδο του ανωτέρω χρονικού διαστήματος, και υπό την προϋπόθεση ότι η διαβίβαση στην πλατφόρμα IMC έχει ολοκληρωθεί, το Harbora Assist και η αναθέτουσα αρχή παύουν να διατηρούν πρόσβαση ή έλεγχο επί των δεδομένων.

Ως εκ τούτου, τυχόν αιτήματα που σχετίζονται με τα προσωπικά δεδομένα μετά τη διαγραφή τους από το Harbora Assist, πρέπει να υποβάλλονται απευθείας προς την IMC, σύμφωνα με την πολιτική απορρήτου και τους όρους χρήσης που διέπουν την εν λόγω πλατφόρμα.

Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων εντός του χρονικού πλαισίου διατήρησης, οι χρήστες μπορούν να απευθύνονται:

• Στα επίσημα κανάλια επικοινωνίας του Δήμου Θεσσαλονίκης
• Στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Δήμου, μέσω της διεύθυνσης: dpo@thessaloniki.gr

 

6. Κατανάλωση Πιστωτικών Μονάδων & Όρια Λειτουργίας

Η λειτουργία της υπηρεσίας Harbora Assist διέπεται από ανώτατο όριο μηνιαίας κατανάλωσης 80.000 πιστωτικών μονάδων (credits). Η μονάδα κατανάλωσης αντιστοιχεί σε ανταλλαγή μηνύματος στο περιβάλλον του chatbot.

Ο ανωτέρω αριθμός θεωρείται δεσμευτικός ανώτατος προϋπολογισμός κατανάλωσης. Μετά την εξάντληση του ορίου, η υπηρεσία παύει αυτόματα να λειτουργεί, χωρίς να απαιτείται προηγούμενη ειδοποίηση, και παραμένει ανενεργή μέχρι την 1η του επόμενου ημερολογιακού μήνα. Δεν υπάρχει τεχνική δυνατότητα υπέρβασης του συμφωνημένου ορίου.

6.1. Διαχείριση Πόρων & Αποποίηση Ευθύνης της Αναδόχου Εταιρείας

Δεν υφίσταται δυνατότητα υπέρβασης του συμφωνημένου μηνιαίου ορίου κατανάλωσης, καθώς έχει τεχνικά οριστεί ανώτατο όριο πιστωτικών μονάδων (credit allocation limit) στο περιβάλλον της υπηρεσίας. Με την εξάντληση των 80.000 credits, η υπηρεσία παύει αυτόματα να λειτουργεί και δεν θα είναι εκ νέου διαθέσιμη έως την πρώτη ημέρα του επόμενου ημερολογιακού μήνα, χωρίς να απαιτείται προηγούμενη ειδοποίηση προς τον Δήμο.

Η ανάδοχος εταιρεία δεν φέρει καμία ευθύνη για τη μη διαθεσιμότητα της υπηρεσίας λόγω εξάντλησης των προσυμφωνημένων πόρων, ούτε για οποιαδήποτε συνέπεια που απορρέει από την αδυναμία εξυπηρέτησης πολιτών κατά την περίοδο αυτή.

6.2. Μηχανισμός Προειδοποίησης Εξάντλησης Πόρων

Όταν η κατανάλωση πιστωτικών credits αγγίξει το 80% του μηνιαίου ορίου (δηλαδή τα 64.000 credits), το σύστημα του Harbora Assist αποστέλλει αυτοματοποιημένη ειδοποίηση μέσω email προς τους υπεύθυνους διαχείρισης του Δήμου Θεσσαλονίκης.

Η ειδοποίηση αυτή κοινοποιείται ταυτόχρονα στις εγκεκριμένες ηλεκτρονικές διευθύνσεις της αναδόχου εταιρείας και του Δήμου Θεσσαλονίκης, ώστε να διασφαλιστεί διαφάνεια και έγκαιρη πληροφόρηση για την ενδεχόμενη ανάγκη λήψης προληπτικών μέτρων ή αναθεώρησης πλάνου πόρων.

6.3. Υποβολή Αιτήματος για Πρόσθετους Πόρους

Σε περίπτωση ανάγκης για επιπλέον credits, ο Δήμος Θεσσαλονίκης δύναται να υποβάλλει έγγραφη αίτηση στην ανάδοχο εταιρεία. Η αίτηση εξετάζεται εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος, έως τριών (3) εργάσιμων ημερών.

Οποιαδήποτε απόφαση για χορήγηση πρόσθετων μονάδων απαιτεί ρητή έγκριση, συμπληρωματική σύμβαση (ή τροποποίηση της υφιστάμενης) και αντίστοιχη οικονομική επιβάρυνση.

6.4. Αχρησιμοποίητο Απόθεμα Credits

Τυχόν αχρησιμοποίητο υπόλοιπο credits στο τέλος κάθε ημερολογιακού μήνα δεν μεταφέρεται, δεν συμψηφίζεται με επόμενους μήνες και δεν επιστρέφεται χρηματικά ή με οποιονδήποτε άλλο τρόπο.

Η διάθεση των πιστωτικών credits καθορίζεται ως μη μεταβλητή, σταθερή παροχή πόρων ανά μήνα, στο πλαίσιο του συμφωνημένου κόστους παροχής υπηρεσίας.

6.5. Μήνυμα Διακοπής στον Τελικό Χρήστη

Σε περίπτωση αυτόματης απενεργοποίησης της υπηρεσίας λόγω εξάντλησης μονάδων, το σύστημα εμφανίζει στο περιβάλλον χρήστη μήνυμα της μορφής:

«Ο ψηφιακός βοηθός δεν είναι προσωρινά διαθέσιμος λόγω τεχνικών περιορισμών. Παρακαλούμε δοκιμάστε ξανά την 1η του επόμενου μήνα.»

Η παρουσία αυτού του μηνύματος τεκμηριώνει την προσωρινή παύση λειτουργίας και αποτρέπει εσφαλμένες προσδοκίες εξυπηρέτησης.

7. Υποβολή Αιτημάτων – Καλή Πίστη και Αποτροπή Κατάχρησης

Η χρήση του Harbora Assist από τους πολίτες τελεί υπό την προϋπόθεση χρήσης καλής πίστης και σεβασμού των αρχών υπεύθυνης επικοινωνίας με τη δημόσια διοίκηση.

Οι χρήστες υποχρεούνται:

• Να υποβάλλουν αιτήματα που ανταποκρίνονται σε πραγματικά περιστατικά
• Να μην προβαίνουν σε μαζική, επαναλαμβανόμενη ή παρενοχλητική χρήση της υπηρεσίας
• Να μην χρησιμοποιούν απρεπή, προσβλητική ή δυσφημιστική γλώσσα στο περιβάλλον συνομιλίας

Ο Δήμος Θεσσαλονίκης διατηρεί το δικαίωμα:

• Να ελέγχει τη συμμόρφωση με τους παρόντες όρους
• Να αναστείλει προσωρινά ή μόνιμα την πρόσβαση σε χρήστες που κάνουν κατάχρηση της υπηρεσίας ή επιχειρούν να την χρησιμοποιήσουν με τρόπο που παραβιάζει τη δημόσια τάξη, την ευπρέπεια ή το συμφέρον του Δήμου

Η χρήση του Harbora Assist συνεπάγεται ρητή αποδοχή της ανωτέρω ρήτρας από κάθε χρήστη.

8. Περιορισμός Ευθύνης

Το Harbora Assist παρέχει πληροφορίες και καθοδήγηση αποκλειστικά σε υποστηρικτικό επίπεδο, χωρίς να αντικαθιστά την τελική κρίση, έγκριση ή επεξεργασία που διενεργείται από τις αρμόδιες υπηρεσίες του Δήμου Θεσσαλονίκης.

Η τελική ευθύνη για την επιβεβαίωση, υποβολή και ορθότητα του αιτήματος ανήκει στον χρήστη, ο οποίος οφείλει να επανελέγχει τα προσυμπληρωμένα πεδία κατά τη μεταφορά του στην επίσημη πλατφόρμα IMC.

Ο Δήμος Θεσσαλονίκης και οι τεχνικοί συνεργάτες που υποστηρίζουν τη λειτουργία του Harbora Assist:

• Δεν ευθύνονται για εσφαλμένη ή ελλιπή συμπλήρωση από τον χρήστη
• Δεν εγγυώνται τη συνεχή ή αδιάλειπτη διαθεσιμότητα της υπηρεσίας
• Δεν φέρουν ευθύνη για καθυστερήσεις ή αστοχίες που οφείλονται σε δυσλειτουργία τρίτων υπηρεσιών ή δικτύων

Η χρήση του chatbot γίνεται με πρωτοβουλία του χρήστη, ο οποίος αποδέχεται ότι η υπηρεσία παρέχεται “ως έχει” (as is) και “ανάλογα με τη διαθεσιμότητα” (as available).

9. Προσβασιμότητα και Ισότιμη Χρήση (ΑμεΑ)

Η υπηρεσία Harbora Assist έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι προσβάσιμη σε όλους τους πολίτες, ανεξαρτήτως φυσικής, αισθητηριακής ή νοητικής κατάστασης.

Ειδικότερα:

• Παρέχεται δυνατότητα φωνητικής εισαγωγής αιτημάτων, ώστε χρήστες με μειωμένη όραση ή κινητικότητα να μπορούν να ηχογραφήσουν προφορικά το αίτημά τους
• Το ηχογραφημένο περιεχόμενο μετατρέπεται σε κείμενο και επεξεργάζεται με τον ίδιο τρόπο όπως τα χειροκίνητα υποβληθέντα αιτήματα
• Το περιβάλλον συνομιλίας συμμορφώνεται με βασικές αρχές προσβασιμότητας (WCAG 2.1) και ακολουθεί πρότυπα φιλικά προς άτομα με αναπηρία

Ο Δήμος δεσμεύεται να συνεχίσει τη βελτίωση της εμπειρίας προσβασιμότητας, ώστε το σύνολο των ψηφιακών του υπηρεσιών να ανταποκρίνεται στις αρχές της ψηφιακής συμπερίληψης και ισότητας.

10. Περιορισμός Χρήσης από Ανηλίκους

Η χρήση του Harbora Assist επιτρέπεται μόνο σε χρήστες ηλικίας άνω των 15 ετών, σύμφωνα με το άρθρο 8 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) και τον Ν. 4624/2019.

Σε περίπτωση που ο χρήστης είναι κάτω των 15 ετών, η χρήση του chatbot επιτρέπεται μόνο εφόσον έχει παρασχεθεί προηγούμενη συγκατάθεση από το πρόσωπο που ασκεί τη γονική μέριμνα. Ο Δήμος Θεσσαλονίκης διατηρεί το δικαίωμα να εφαρμόζει εύλογα μέτρα επαλήθευσης της συναίνεσης αυτής, εφόσον απαιτείται.

Η προστασία των ανηλίκων συνιστά θεμελιώδη αρχή για τον σχεδιασμό και την παροχή της υπηρεσίας Harbora Assist.

11. Αναθεώρηση και Τροποποίηση Όρων

Ο Δήμος Θεσσαλονίκης διατηρεί το δικαίωμα να επικαιροποιεί, τροποποιεί ή καταργεί εν όλω ή εν μέρει τους παρόντες Όρους Χρήσης, εφόσον αυτό επιβάλλεται από:

• Εξελίξεις στη νομοθεσία ή τη νομολογιακή πρακτική
• Τεχνολογικές μεταβολές στην υποδομή της υπηρεσίας
• Αλλαγές στις εσωτερικές διαδικασίες του Δήμου ή της συνεργαζόμενης πλατφόρμας

Κάθε τροποποίηση ισχύει από τη στιγμή της δημοσίευσής της στον επίσημο ιστότοπο του Δήμου Θεσσαλονίκης. Οι χρήστες καλούνται να ενημερώνονται τακτικά για ενδεχόμενες αλλαγές και συνεχίζοντας τη χρήση του Harbora Assist τεκμαίρεται ότι τις αποδέχονται.

12. Επικοινωνία – Υποβολή Ερωτημάτων ή Αιτημάτων

Για οποιοδήποτε ζήτημα σχετίζεται με τους παρόντες Όρους Χρήσης, καθώς και για θέματα που άπτονται της προστασίας προσωπικών δεδομένων, οι πολίτες μπορούν να απευθύνονται:

• Στις υπηρεσίες εξυπηρέτησης του Δήμου Θεσσαλονίκης, μέσω των επίσημων καναλιών επικοινωνίας που αναγράφονται στην ιστοσελίδα www.thessaloniki.gr
• Στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Δήμου, στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: dpo@thessaloniki.gr

Οποιοδήποτε αίτημα που αφορά προσωπικά δεδομένα θα εξετάζεται κατά προτεραιότητα, εντός των χρονικών ορίων που προβλέπονται από τον GDPR.

 

 

Ενημέρωση Περι Επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων

Ενσωμάτωση και Χρήση του Ψηφιακού Βοηθού Harbora Assist στον Ιστότοπο του Δήμου Θεσσαλονίκης – Υποστήριξη της Πλατφόρμας «Βελτιώνω την Πόλη μου»

Η παρούσα Ενημέρωση πέρι επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων διέπει τη χρήση του ψηφιακού βοηθού Harbora Assist, ο οποίος ενσωματώνεται στον επίσημο ιστότοπο του Δήμου Θεσσαλονίκης με σκοπό τη διευκόλυνση της υποβολής αιτημάτων μέσω της πλατφόρμας «Βελτιώνω την Πόλη μου».

Ο Δήμος Θεσσαλονίκης, υπό την ιδιότητά του ως υπεύθυνος επεξεργασίας, διασφαλίζει τη νόμιμη, θεμιτή και διαφανή επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – GDPR), του Ν. 4624/2019, και κάθε συναφούς εθνικής ή ενωσιακής νομοθεσίας.

Η παρούσα πολιτική έχει στόχο να ενημερώσει τους πολίτες σχετικά με:

• Τη φύση και το είδος των δεδομένων που συλλέγονται
• Τους σκοπούς και τη νομική βάση της επεξεργασίας
• Τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
• Τα μέτρα που λαμβάνονται για την προστασία της ιδιωτικότητας και της ασφάλειας
• Τη συμμόρφωση με τις αρχές του GDPR και την εποπτεία από την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)

1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας & Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)

Ως υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων ορίζεται ο Δήμος Θεσσαλονίκης.
Ο ορισμένος Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Δήμου είναι αρμόδιος για όλα τα ζητήματα που σχετίζονται με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και την άσκηση των σχετικών δικαιωμάτων από τους πολίτες.

Οι πολίτες μπορούν να επικοινωνούν με τον DPO στη διεύθυνση dpo@thessaloniki.gr, καθώς και μέσω των λοιπών επίσημων στοιχείων επικοινωνίας που είναι διαθέσιμα στην ιστοσελίδα του Δήμου.

Ως εκτελούσα την επεξεργασία υπεύθυνη για την εγκατάσταση, λειτουργία και συντήρηση του ψηφιακού βοηθού Harbora Assist ορίζεται η εταιρία ΙΚΕ με την επωνυμία LOGRESSA – INNOVATION CENTER P.C. και διακριτικό τίτλο LOGRESSA ΙΚΕ.

 

2. Ποια Δεδομένα Συλλέγονται

To Harbora Assist συλλέγει δεδομένα μόνο εφόσον παρέχονται από τον ίδιο τον χρήστη ή απαιτούνται για την παροχή της υπηρεσίας. Τα δεδομένα αυτά ενδέχεται να περιλαμβάνουν:
– Ονοματεπώνυμο (προαιρετικό)
– Αριθμό κινητού τηλεφώνου (υποχρεωτικό για την αποστολή και επαλήθευση μέσω OTP)
– Ηλεκτρονική διεύθυνση email (προαιρετική)
– Περιγραφή προβλήματος (απαραίτητο)                                                                                                                             – Κατηγορία προβλήματος (απαραίτητο)
– Διεύθυνση/τοποθεσία προβλήματος (υποχρεωτική, για τον εντοπισμό της ακριβούς τοποθεσίας παρέμβασης)
– Τεχνικά δεδομένα πρόσβασης (όπως διεύθυνση IP, ημερομηνία, ώρα πρόσβασης)

Σε περίπτωση ανώνυμης υποβολής αιτήματος, το Harbora Assist θα ζητάει μόνο τον αριθμό κινητού τηλεφώνου για την αποστολή κωδικού ταυτοποίησης (OTP) μέσω SMS.

3. Σκοποί Επεξεργασίας

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων μέσω του Harbora Assist πραγματοποιείται αποκλειστικά για τους ακόλουθους, σαφώς καθορισμένους και νόμιμους σκοπούς:

• Τη διαχείριση, οργάνωση και υποβολή αιτημάτων πολιτών προς την ψηφιακή πλατφόρμα του Δήμου «Βελτιώνω την Πόλη μου»
• Τη διευκόλυνση και βελτιστοποίηση της εμπειρίας χρήσης, μέσω της δυνατότητας προσυμπλήρωσης των σχετικών πεδίων στις φόρμες υποβολής
• Την υποστήριξη προσβασιμότητας για όλα τα άτομα, συμπεριλαμβανομένων των ΑμεΑ, με δυνατότητες όπως υποβολή μέσω φωνητικής εντολής
• Τη διασφάλιση της τεχνικής λειτουργικότητας, της αξιοπιστίας και της ασφάλειας του Harbora Assist, περιλαμβανομένης της πρόληψης κακόβουλης χρήσης
• Τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις που απορρέουν από το ισχύον εθνικό και ενωσιακό ρυθμιστικό πλαίσιο (π.χ. Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679, Ν. 4624/2019)

4. Νομική Βάση Επεξεργασίας

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιείται μέσω του Harbora Assist εδράζεται στις ακόλουθες νομικές βάσεις, όπως προβλέπονται στον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR):

• Στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο ε’ η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των έννομων συμφερόντων που επιδιώκει ο υπεύθυνος επεξεργασίας.

• Στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο α’ του GDPR, όταν η επεξεργασία βασίζεται στη ρητή και ελεύθερη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων, ιδίως για προαιρετικά πεδία ή λειτουργίες.

Η επιλογή της κατάλληλης νομικής βάσης τεκμηριώνεται ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων και τον σκοπό της εκάστοτε πράξης επεξεργασίας.

5. Μητρώο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας

Η συγκεκριμένη δραστηριότητα επεξεργασίας θα καταχωρηθεί επισήμως στο Μητρώο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας του Δήμου Θεσσαλονίκης, σύμφωνα με το άρθρο 30 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR).

Το μητρώο θα περιλαμβάνει αναλυτικά τις εξής πληροφορίες:

• Τα είδη των προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία
• Τους σκοπούς επεξεργασίας
• Την ταυτότητα του υπευθύνου επεξεργασίας και των εκτελούντων την επεξεργασία.
• Το χρονικό διάστημα τήρησης των δεδομένων
• Τους αποδέκτες ή κατηγορίες αποδεκτών
• Τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται για την προστασία των δεδομένων

Η τήρηση του μητρώου συνιστά οργανωτικό μέτρο τεκμηρίωσης της συμμόρφωσης του Δήμου με τον GDPR.

6. Χρονικό Διάστημα Τήρησης Δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται μέσω του Harbora Assist διατηρούνται για μέγιστο χρονικό διάστημα τριάντα (30) ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία υποβολής τους, σύμφωνα με την αρχή της ελαχιστοποίησης και της αναλογικότητας του άρθρου 5 παρ. 1 στοιχείο ε΄ του GDPR.

Κατ’ εξαίρεση, ενδέχεται να παραταθεί η διατήρηση για εύλογο χρονικό διάστημα, αποκλειστικά για τεχνικούς λόγους, ιδίως σε περιπτώσεις προσωρινής αδυναμίας συγχρονισμού με την πλατφόρμα «Βελτιώνω την Πόλη μου». Με την επιτυχή διαβίβαση των δεδομένων στην τελική υποδομή «Βελτιώνω την Πόλη μου» του Δήμου, τα δεδομένα διαγράφονται αυτόματα, οριστικά και αμετάκλητα, χωρίς δυνατότητα ανάκτησης.

Διαβάστε την Πολιτική Απορρήτου μας για να λάβετε αναλυτικότερες πληροφορίες και να κατανοήσετε πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε και προστατεύουμε τα προσωπικά σας δεδομένα.

7. Τήρηση Log Αρχείων και Καταγραφών Σφαλμάτων

Για λόγους ασφάλειας συστήματος, ανίχνευσης τεχνικών σφαλμάτων και πρόληψης κακόβουλων ενεργειών, τηρούνται log αρχεία και αρχεία καταγραφής σφαλμάτων που ενδέχεται να περιλαμβάνουν τεχνικά δεδομένα (όπως διεύθυνση IP, ημερομηνία/ώρα πρόσβασης, σφάλματα αιτήσεων, status απαντήσεων).

Η διατήρηση των αρχείων αυτών περιορίζεται αυστηρά στο χρονικό διάστημα των 30 ημερολογιακών ημερών. Μετά την πάροδο του διαστήματος αυτού, τα σχετικά δεδομένα διαγράφονται αυτοματοποιημένα, σύμφωνα με τεχνικές πολιτικές κύκλου ζωής δεδομένων (data retention policy).

Τα αρχεία αυτά δεν χρησιμοποιούνται για την ταυτοποίηση χρηστών, ούτε υπόκεινται σε επεξεργασία για εμπορικούς, προωθητικούς ή στατιστικούς σκοπούς.

8. Υποδομή Αποθήκευσης και Επεξεργασίας Δεδομένων της Logressa Ι.Κ.Ε.

Η Logressa Ι.Κ.Ε. διατηρεί ολοκληρωμένη υποδομή αποθήκευσης και επεξεργασίας δεδομένων, η οποία συμμορφώνεται πλήρως με το ισχύον ευρωπαϊκό ρυθμιστικό πλαίσιο. Όλα τα δεδομένα συνομιλιών και εκπαίδευσης αποθηκεύονται στην Ελβετία, χώρα που έχει αναγνωριστεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ως παρέχουσα επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων. Η κύρια υποδομή διακομιστών της εταιρείας βασίζεται στην Oracle Cloud Infrastructure, ενώ η αποθήκευση blob παρέχεται μέσω της Azure Cloud Service.

Τα δεδομένα εκπαίδευσης αποθηκεύονται σε ιδιόκτητη βάση δεδομένων τύπου vector storage, φιλοξενούμενη σε διακομιστές της Oracle Cloud Infrastructure. Η Logressa Ι.Κ.Ε. δεν χρησιμοποιεί τρίτους παρόχους για την αποθήκευση των δεδομένων εκπαίδευσης και τα δεδομένα αυτά δεν κοινοποιούνται σε κανέναν εξωτερικό συνεργάτη. Επιπλέον, όλα τα αρχεία καταγραφής, περιλαμβανομένων των τεχνικών logs, των logs πρόσβασης και των logs συστήματος, αποθηκεύονται αποκλειστικά σε διακομιστές εντός της Ελβετίας.

Κάθε διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) πραγματοποιείται σε πλήρη συμμόρφωση με το Κεφάλαιο V του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Η εταιρεία εφαρμόζει τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (Standard Contractual Clauses – SCCs), όπου αυτό απαιτείται, διασφαλίζει την ύπαρξη κατάλληλων εγγυήσεων για κάθε διεθνή διαβίβαση και τηρεί λεπτομερή αρχεία σχετικά με τους μηχανισμούς και τις διαδικασίες διαβίβασης δεδομένων.

9. Διαβίβαση δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται μέσω του Harbora Assist δεν διαβιβάζονται σε τρίτους, εκτός αν κάτι τέτοιο απαιτείται για νόμιμους σκοπούς, προκειμένου να ανταποκριθεί στα αιτήματά σας, εφόσον επιβάλλεται ή επιτρέπεται από το νόμο, ή αν έχετε παράσχει ρητώς τη συγκατάθεση σας για διαβίβαση των δεδομένων σας σε τρίτους.

 

Σε κάθε περίπτωση, η πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα επιτρέπεται μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα τα οποία απαιτείται να έχουν πρόσβαση προκειμένου να είναι δυνατή η ολοκλήρωση των σκοπών της συλλογής, χρήσης και επεξεργασίας τους, όπως αυτή γνωστοποιείται με την παρούσα Δήλωση.

 

Τα άτομα που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα είναι υποχρεωμένα να τηρούν την εμπιστευτικότητα αυτών των δεδομένων και ο Δήμος Θεσσαλονίκης θα λάβει όλα τα μέτρα για να τα δεσμεύσει προς το σκοπό αυτό.

 

10. Χρήση Cookies και Συναφών Τεχνολογιών

Το Harbora Assist χρησιμοποιεί αποκλειστικά τεχνικώς απαραίτητα cookies και συναφείς τεχνολογίες, με σκοπό την εύρυθμη και ασφαλή λειτουργία της υπηρεσίας. Συγκεκριμένα, τα εν λόγω cookies εξυπηρετούν:

• Τη διαχείριση της συνεδρίας του χρήστη, επιτρέποντας τη διατήρηση προσωρινών ρυθμίσεων και την αποτροπή απώλειας της συνομιλίας κατά τη χρήση
• Την προστασία της υπηρεσίας από κακόβουλες ενέργειες, όπως επιθέσεις τύπου bot, spam ή κατάχρηση του chatbot
• Τη συλλογή ανώνυμων και συγκεντρωτικών στατιστικών στοιχείων, τα οποία χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για σκοπούς βελτιστοποίησης της απόδοσης και της εμπειρίας χρήστη

Δεν γίνεται χρήση cookies για σκοπούς προφίλ χρήστη, διαφήμισης ή εμπορικής αξιολόγησης. Η χρήση των τεχνικά απαραίτητων cookies βασίζεται στην εξαίρεση του άρθρου 4 παρ. 5 του Ν. 3471/2006 (όπως τροποποιήθηκε από τον Ν. 4070/2012), και δεν απαιτεί τη λήψη συγκατάθεσης.

11. Αυτοματοποιημένη Επεξεργασία και Προκαταρκτική Κατηγοριοποίηση

Το Harbora Assist εφαρμόζει μηχανισμό εντοπισμού λέξεων-κλειδιών για την αυτόματη προκαταρκτική κατηγοριοποίηση των αιτημάτων των πολιτών, με στόχο την ταχύτερη και ακριβέστερη αντιστοίχισή τους στις θεματικές κατηγορίες της ψηφιακής πλατφόρμας «Βελτιώνω την Πόλη μου».

Η εν λόγω λειτουργία δεν συνιστά πλήρως αυτοματοποιημένη λήψη απόφασης κατά την έννοια του άρθρου 22 του GDPR, καθώς:

• Δεν παράγει έννομα αποτελέσματα για τον χρήστη
• Δεν επηρεάζει ουσιωδώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του
• Δεν αποκλείει την ανθρώπινη παρέμβαση από υπευθύνους διαχείρισης, οι οποίοι έχουν τη δυνατότητα επιβεβαίωσης, διόρθωσης ή ανακατάταξης του αιτήματος πριν την τελική υποβολή

• Η κατηγοριοποίηση λειτουργεί αποκλειστικά ως υποστηρικτικό εργαλείο για την απλοποίηση της διαδικασίας και δεν παράγει δεσμευτικά ή αυτόνομα αποτελέσματα

12. Πρόσβαση, Φορητότητα και Διαγραφή

Οι χρήστες της υπηρεσίας Harbora Assist, ως υποκείμενα των δεδομένων, διατηρούν ανά πάσα στιγμή τα προβλεπόμενα δικαιώματα σύμφωνα με τα άρθρα 12 έως 23 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR):

• Δικαίωμα πρόσβασης: Λήψη επιβεβαίωσης σχετικά με το εάν υφίσταται επεξεργασία των δεδομένων τους και, εφόσον ναι, πρόσβαση στο περιεχόμενό τους
• Δικαίωμα διόρθωσης: Διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών προσωπικών δεδομένων
• Δικαίωμα διαγραφής (δικαίωμα στη λήθη): Οριστική διαγραφή προσωπικών δεδομένων και του αιτήματος, εφόσον δεν υφίσταται άλλος νόμιμος λόγος διατήρησής τους
• Δικαίωμα φορητότητας: Λήψη αντιγράφου της συνομιλίας και των δεδομένων σε αναγνώσιμη μορφή, εντός 15 ημερολογιακών ημερών από την υποβολή σχετικού αιτήματος

Η άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων πραγματοποιείται μέσω των επίσημων καναλιών επικοινωνίας του Δήμου Θεσσαλονίκης, όπως αυτά αναρτώνται στον ιστότοπο του Δήμου ή γνωστοποιούνται μέσω του DPO

Ο Δήμος διατηρεί το δικαίωμα να επαληθεύσει την ταυτότητα του αιτούντος, σύμφωνα με το άρθρο 12(6) του GDPR

13. Δήλωση Συγκατάθεσης (Opt-in Mechanism)

Κατά την πρόσβαση και χρήση του Harbora Assist, ο χρήστης ενημερώνεται μέσω σαφούς και εμφανώς τοποθετημένου μηνύματος, ότι η περαιτέρω χρήση του chatbot συνεπάγεται ρητή αποδοχή των εκάστοτε ισχυόντων:

• Όρων Χρήσης
• Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Το ενημερωτικό αυτό μήνυμα περιλαμβάνει ενεργούς συνδέσμους που οδηγούν στα σχετικά έγγραφα για άμεση πρόσβαση και ανάγνωση, διασφαλίζοντας τη συνειδητή συγκατάθεση του χρήστη, σύμφωνα με τις αρχές της διαφάνειας και της ενημέρωσης του άρθρου 7 του GDPR.

14. Προσβασιμότητα και Ψηφιακή Συμπερίληψη (ΑμεΑ)

Το Harbora Assist υποστηρίζει φωνητική εισαγωγή αιτημάτων, δίνοντας τη δυνατότητα σε χρήστες με περιορισμένη κινητικότητα ή οπτική αναπηρία να ηχογραφήσουν το αίτημά τους, το οποίο μετατρέπεται σε γραπτό κείμενο και επεξεργάζεται όπως κάθε άλλο αίτημα.

Ο Harbora Assist έχει σχεδιαστεί με στόχο τη συμπερίληψη και ισότιμη πρόσβαση όλων των πολιτών, σύμφωνα με τις επιταγές της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και του Ν. 4727/2020 για την ψηφιακή διακυβέρνηση.

Ειδικότερα, το σύστημα υποστηρίζει φωνητική εισαγωγή αιτημάτων, παρέχοντας τη δυνατότητα σε χρήστες με κινητικά ή οπτικά προβλήματα, ή σε χρήστες με αναγνωρισμένες αναπηρίες, να ηχογραφήσουν το αίτημά τους και να το υποβάλουν χωρίς τη χρήση πληκτρολογίου.

Η ηχογράφηση μετατρέπεται αυτόματα σε κείμενο (speech-to-text) και εντάσσεται στη ροή επεξεργασίας όπως κάθε άλλο γραπτό αίτημα, χωρίς διάκριση ή περιορισμό. Το σύστημα πληροί κατ’ ελάχιστον τα πρότυπα WCAG 2.1 για τη φιλικότητα προς ΑμεΑ και αποτελεί εργαλείο ψηφιακής συμπερίληψης στον Δήμο Θεσσαλονίκης.

15. Περιορισμός Χρήσης από Ανήλικους

Η χρήση του Harbora Assist επιτρέπεται αποκλειστικά σε φυσικά πρόσωπα ηλικίας άνω των 15 ετών, σύμφωνα με το άρθρο 8 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) σε συνδυασμό με το άρθρο 21 του Ν. 4624/2019.

Πολίτες ηλικίας κάτω των 15 ετών δύνανται να κάνουν χρήση της υπηρεσίας μόνο εφόσον παρέχεται έγκυρη συγκατάθεση από τον γονέα ή τον ασκούντα τη γονική μέριμνα, η οποία δύναται να τεκμηριωθεί εφόσον ζητηθεί.

Ο Δήμος Θεσσαλονίκης διατηρεί το δικαίωμα να λαμβάνει εύλογα μέτρα επαλήθευσης της γονικής συναίνεσης, κατά περίπτωση, όπως προβλέπεται στο άρθρο 8 παρ. 2 του GDPR.

16. Ενημέρωση σε Περίπτωση Παραβίασης Προσωπικών Δεδομένων (Data Breach Notification)

Σε περίπτωση περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων που ενδέχεται να επηρεάσει την ασφάλεια, ακεραιότητα ή εμπιστευτικότητα των δεδομένων που επεξεργάζεται το Harbora Assist, ο Δήμος Θεσσαλονίκης, υπό την ιδιότητά του ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, υποχρεούται να ενεργήσει άμεσα σύμφωνα με τα άρθρα 33 και 34 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR). Ειδικότερα:

• Θα πραγματοποιήσει γνωστοποίηση του περιστατικού στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) εντός 72 ωρών από τη στιγμή που θα λάβει γνώση του περιστατικού, εφόσον συντρέχει υποχρέωση βάσει του άρθρου 33 παρ. 1
• Θα ενημερώσει άμεσα και με σαφήνεια τα υποκείμενα των δεδομένων, εφόσον από την παραβίαση ενδέχεται να προκύψει υψηλός κίνδυνος για τα δικαιώματά τους και τις θεμελιώδεις ελευθερίες τους, σύμφωνα με το άρθρο 34 του GDPR

Η διαδικασία διαχείρισης περιστατικών παραβίασης βασίζεται σε τεκμηριωμένο εσωτερικό πρωτόκολλο και εφαρμόζεται με τη συνεργασία του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Δήμου.

17. Δικαίωμα Υποβολής Καταγγελίας στην Εποπτική Αρχή

Εφόσον θεωρείτε ότι η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων παραβιάζει τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – GDPR), διατηρείτε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή.

Για την Ελλάδα, αρμόδια αρχή είναι η:

Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)
Λεωφόρος Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα
Ιστότοπος: https://www.dpa.gr
Τηλέφωνο: 210 6475600

Η άσκηση του ανωτέρω δικαιώματος γίνεται χωρίς επιβάρυνση και ανεξαρτήτως άλλου διοικητικού ή ένδικου μέσου.

18. Τροποποιήσεις Πολιτικής

Ο Δήμος Θεσσαλονίκης διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρεί και επικαιροποιεί την παρούσα Πολιτική Προστασίας Δεδομένων οποτεδήποτε αυτό κριθεί αναγκαίο, προκειμένου:

• Να διασφαλίζεται η συμμόρφωση με μεταβολές του εθνικού ή ενωσιακού νομικού πλαισίου (π.χ. τροποποιήσεις του GDPR ή της ελληνικής εφαρμοστικής νομοθεσίας)
• Να αντικατοπτρίζονται τεχνολογικές εξελίξεις ή τροποποιήσεις στη λειτουργικότητα της υπηρεσίας Harbora Assist

Κάθε τροποποίηση της Πολιτικής θα δημοσιεύεται στην επίσημη ιστοσελίδα του Δήμου Θεσσαλονίκης, με σαφή ένδειξη της ημερομηνίας τελευταίας ενημέρωσης. Σε περιπτώσεις ουσιωδών αλλαγών, θα μπορεί να ζητείται η εκ νέου αποδοχή της Πολιτικής από τον χρήστη.