Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε)

Χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με το Συστήματος Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων DocuTracks

Συνήθεις Ερωτήσεις (F.A.Q)

1. Δεν εμφανίζεται η γραμμή σελιδοδεικτών στο Google Chrome. Τι να κάνω;

Για να εμφανιστεί η γραμμή σελιδοδεικτών του Google Chrome πιέστε ταυτόχρονα από το πληκτρολόγιο σας το
Ctrl + Shift + B 

2. Δεν έχω το ΣΗΔΕ. Πώς μπαίνω για πρώτη φορά;

Στο ΣΗΔΕ μπαινουμε με την ip: 10.65.2.73 (http://shde.thessaloniki.gr). Πάντα σε google chrome browser.

3. Δεν εμφανίζεται η συντόμευση ΣΗΔΕ στην γραμμή σελιδοδεικτών του Google Chrome

  • Κάντε κλικ ΕΔΩ για να ανοίξει η αρχική σελίδα του ΣΗΔΕ
  • Μόλις εμφανιστεί στην οθόνη πατήστε ταυτόχρονα Ctrl + D 
  • Πληκτρολογείτε στο παράθυρο που εμφανίστηκε ΣΗΔΕ και πατάτε ENTER
  • Προστέθηκε η συντόμευση στο τέλος της λίστας των σελιδοδεικτών του Google Chrome
  • Εάν θέλετε να την μετακινήσετε μπορείτε να κάνετε κλικ πάνω της και κρατώντας το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού να την τοποθετήσετε στο επιθυμητό σημείο.

 

 

 

4. Δεν θυμάμαι το PIN της ψηφιακής υπογραφής. Τί να κάνω;

Όσοι δεν θυμούνται το PIN του στικ να το πάνε στο Τμήμα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης για ξεκλείδωμα. Μπορεί να δοκιμάσει το PIN μέχρι 3 φορές μετά κλειδώνει. (Συνιστάται αν κάποιος δεν θυμάται με σιγουριά το PIN να αποφύγει να μπλοκάρει το usb stick και να περάσει από το Τμήμα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης  για αλλαγή).

 

 

5. Ο υπολογιστής μου δεν αναγνωρίζει το USB TOKEN (στικάκι) της ψηφιακής υπογραφής

Όσοι χρήστες έχουν προμηθευτεί USB-TOKEN (στικάκι) ψηφιακής υπογραφής μετά τις 18-5-2019 όπως αυτό της εικόνας που βλέπετε δίπλα, για την εγκατάστασή του θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

  • Κάντε κλικ ΕΔΩ για να κατεβάσετε το αρχείο εγκατάστασης
  • Εκτελούμε το αρχείο
  • Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εγκατάσταση“. Θα γίνει αυτόματα επανεκκίνηση στο τέλος της εγκατάστασης.
  • Μετά την επανεκκίνηση το USB-TOKEN (στικάκι) ψηφιακής υπογραφής έχει εγκατασταθεί σωστά στον υπολογιστή μας και μπορούμε να υπογράψουμε ψηφιακά έγγραφα.

Οι εικόνες που ακολουθούν απεικονίζουν τα βήματα της εγκατάστασης και τις επιλογές που πρέπει να γίνουν στα παράθυρα που θα εμφανιστούν στην οθόνη σας.

 

 

 

6. Θέλω να αλλάξω ρόλους και δικαιώματα στο προσωπικό. Ποιός είναι ο τρόπος;

shde@thessaloniki.gr για αιτήματα αλλαγής δικαιωμάτων.

7. Δεν μπορώ να υπογράψω ψηφιακά το έγγραφό μου

Δεν είναι εγκατεστημένο το πρόσθετο Docutracks Signer στον Google Chrome
Κάντε κλικ ΕΔΩ για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο στον Google Chrome (αυστηρά μόνο για τον Google Chrome)

8. Να επιλέξω ΦΕΑ; Τί είναι;

Το ΦΕΑ (Υπηρεσιακό Σημείωμα ή Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας) παίρνει μια υπογραφή του συντάκτη ή του προϊσταμένου και καθόλου πρωτόκολλο… δεν το δέχεται ακόμα η υπηρεσία.

9. Πάω να υπογράψω για πρώτη φορά ψηφιακά και δεν μου ζητάει PIN. Γιατί;

Απευθυνθείτε στο τμήμα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης για εγκατάσταση των κατάλληλων εφαρμογών. Ακόμα και αν θέλετε να υπογράψετε χωρίς στικάκι.

10. Πώς εισάγω στο ΣΗΔΕ έγγραφα από mail;

Εισαγωγή στο ΣΗΔΕ από mail υπάρχει μόνο στο κεντρικό πρωτόκολλο info@thessaloniki.gr. Διαφορετικά μπορείτε να τα κάνετε λήψη από το mail και να να τα επισυνάψετε στο ΣΗΔΕ με όλα τους τα συνημμένα.

11. Πώς δημοσιεύουμε στη Διαύγεια μέσα από το ΣΗΔΕ;

Η δημοσίευση στο Διαύγεια μπορεί να εκτελεστεί μόνο σε έγγραφα με είδος εγγράφου ‘Απόφαση’ στα οποία έχει επιλεγεί ‘Υποχρέωση Δημοσίευσης’ στη Διαύγεια στην καρτέλα Δημοσίευσης (βλ. Καρτέλα Δημοσιεύσεις). Μπορεί να εκτελεστεί είτε από τον χρήστη που καταχώρησε το έγγραφο είτε από τον προϊστάμενο της ΥΜ στην οποία ανήκει ο χρήστης. Το σύστημα ελέγχει αν ο τελικός υπογράφων έχει οριστεί ως τελικός υπογράφων στο Διαύγεια ώστε να διαθέτει κωδικό και ακόμη αν η ΥΜ αντιστοιχεί σε υπηρεσία του Διαύγεια.Επιλέγοντας ‘Δημοσίευση στο Διαύγεια’ από την λίστα των ενεργειών, ανοίγει αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου στο οποίο ο χρήστης επιβεβαιώνει την δημοσίευση πατώντας το κουμπί «Δημοσίευση».Η ενέργεια εκτελείται και στον χρήστη εμφανίζεται ο ΑΔΑ του εγγράφου στο Διαύγεια, ο οποίος αυτόματα καταχωρείται στο σύστημα.

12. Πώς να επεξεργαστώ εγγραφή που καταχώρησα παλιότερα;

Εφόσον την εντοπίσουμε με την βοήθεια των φίλτρων. Στο ΣΗΔΕ για να επεξεργαστούμε παλιά εγγραφή θέλει να κλικάρουμε το “Θέμα”

13. Το υπέγραψα και ακόμα ο συνδετήρας είναι κόκκινος. Πότε πρασινίζει;

Ο συνδετήρας πρασινίζει όταν δημιουργείται ψηφιακό ακριβές αντίγραφο.

14. Μπορώ να διαγράψω την εγγραφή που μόλις έκανα;

Μπορεί ο συντάκτης να διαγράψει μόνο το ανυπόγραφο σχέδιο που έχει καταχωρήσει.

15. Γιατί κάποιοι βλέπουν όλα τα έγγραφα και εγώ βλέπω μόνο τα δικά μου;

Με το δικαίωμα “γραμματειακής υποστήριξης” βλέπει όλα τα έγγραφα.

16. Γιατί δεν εκτυπώνεται η ψηφιακή υπογραφή στο pdf;

Αν δεν πάρει όλες τις υπογραφές και δεν γίνει ακριβές αντίγραφο δεν εκτυπώνεται η ψηφιακή υπογραφή στο pdf.

17. To έγγραφο του word που ανεβάζω είναι εντάξει και όταν το μετατρέπει το ΣΗΔΕ σε pdf χαλάει. Γιατί;

Όταν το pdf που προκύπτει δεν είναι ομορφοποιημένο τότε ευθύνεται το word που δεν μορφοποιήθηκε σωστά.

18. Τί να δηλώσω στις υπογραφές;

Δηλώνουμε μόνο μια υπογραφή: την τελική… Υπάρχει και δυνατότητα για σχέδιο με υπογραφές εσείς και εσείς.

19. Ο δικός μας τελικός υπογράφων δεν έχει ψηφιακή υπογραφή. Πώς να καταχωρήσω τα έγγραφα στο ΣΗΔΕ για να πάρω πρωτόκολλο;

Αν έχουμε έγγραφο με χάρτινες υπογραφές(π.χ προέδρων) που οφείλουμε να καταχωρήσουμε. Γίνεται ΜΟΝΟ με δικαίωμα “εξερχομένου”. Ανεβάζετε-επισυνάπτετε το σκαναρισμένο έγγραφο και φεύγει το ακριβές αντίγραφο με mail.

20. Πώς να χρεώσει ο Δ/ντής σε τμήμα;

Με αποστολή κινούμε όλα τα έγγραφα και με χρέωση μόνο χρεώνουμε σε πρόσωπο.

21. Έχω παλιά πρωτοκολλημένα έγγραφα και θέλω να τα απαντήσω με το ίδιο πρωτόκολλο. Πώς γίνεται;

Το δικαίωμα προσθήκης “Παλαιότερο έγγραφο” παίρνει πρωτόκολλο παλιότερο και απαντάει και με αυτό.

 

22. Έχω αποστείλει και το ακριβές αντίγραφο, αλλά είχα λαθάκια στο έγγραφο και πρέπει να το αλλάξω. Τί να κάνω;

“Ορθή επανάληψη” γίνεται με κλικ στην προσθήκη στα σχετικά έγγραφα της καρτέλας “Βασικά”… είτε με επεξεργασία στο εισερχόμενο είτε με δημιουργία νέου εγγράφου(σχέδιο)… παίρνει ίδιο πρωτόκολλο με το εισερχόμενο… προϋποθέτει ότι έχετε ολοκληρώσει το βασικό έγγραφο.

23. Πώς μπορώ να έχω αρίθμηση για Απόφαση Δημάρχου;

Για να έχει μια απόφαση (πχ.Απόφαση Δημάρχου) ανεξάρτητη αρίθμηση επιλέγουμε στο είδος (καρτέλα “Είδος”) του εγγράφου “Απόφαση” και εμφανίζονται και άλλα πεδία παρακάτω…υποχρεωτικά επιλέγουμε και ένα “Είδος απόφασης”. Μετά πάμε στην καρτέλα “Πρωτόκολλο” και τσεκάρουμε την “Ενεργοποίηση Ανεξάρτητης Αρίθμησης” αν δεν μας το επιτρέπει απευθυνόμαστε σε κάποιον “Διαχειριστή” του Τμήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης για μεριμνήσει.

24. Πήρε άδεια ο Προϊστάμενος και είμαι Αναπληρωτής αλλά η ψηφιακή υπογραφή πάει στον Προϊστάμενο. Υπάρχει κάποια ειδική διαδικασία;

Όταν απουσιάζει ο Προϊστάμενος, ο αναπληρωτής Προϊστάμενος μέσα από τον δικό του λογαριασμό και από την Διαχείριση προφίλ (πάνω δεξιά γωνία)ή μέσα από την επεξεργασία προφίλ τικάρει το Τμήμα ή τη Διεύθυνση, για την οποία κατέχει τον ρόλο αναπληρωτή, και οφείλει να αναλάβει καθήκοντα. Αυτόματα χάνονται τα καθήκοντα από του Προϊσταμένου τον λογαριασμό και για να τα επαναφέρει όταν επιστρέψει μπαίνει στον προσωπικό του λογαριασμό και τικάρει ξανά τα καθήκοντα.

25. Δεν έχει δίκτυο αλλά πέρασα την εγγραφή και δεν μπορώ να υπογράψω. Γιατί;

Όσο δεν υπάρχει δίκτυο δεν μπορείτε να υπογράψετε γιατί δεν υπάρχει δυνατότητα λήψης χρονοσήμανσης από τον server του Ερμή.

26. Πώς ένα εισερχόμενο με κατάσταση "Δημιουργήθηκε" και χωρίς προοπτική άλλης ενέργειας μπορώ να το βγάλω από τα εκκρεμή;

Οφείλεται να το αρχειοθετήσετε ώστε να εμφανίζεται στα “Γνωστοποιηθέντα”

 

27. Έχω μόνο τον αριθμό πρωτοκόλλου αποστολέα. Μπορώ μόνο με αυτό να αναζητήσω το έγγραφο;

Nαι, μπορείτε. Επιλέξτε στο πεδίο “Αναζήτηση” το ” Α.Π. Αποστολέα” και πληκτρολογείστε τον αριθμό στο πεδίο αναζήτησης.

 

 

 

28. Ποιοί βλέπουν τα αρχειοθετημένα έγγραφα;

Όλοι οι υπάλληλοι του τμήματος βλέπουν όλα τα ονόματα των φακέλων που δημιουργήθηκαν για αρχειοθέτηση στο τμήμα αλλά ο καθένας μπορεί να δεί μόνο τα έγγραφα που επεξεργάστηκε.

 

 

 

29. Ποιός έχει δικαίωμα ακριβούς αντιγράφου;

To “ακριβές αντίγραφο” είναι ρόλος που δίνεται αποκλειστικά και μόνο σε χρήστες που έχουν δικαίωμα βάσει απόφασης Δημάρχου.

 

 

 

 

30. Πώς μπορώ να δω τις υπογραφές ενός εγγράφου;

Στο έγγραφο και από την “Εκδόσεις ψηφιακού αρχείου” επιλέγετε “Εμφάνιση”. Διαλέγετε να δείτε την έκδοση του εγγράφου ένα βήμα πριν την μετατροπή του σε εξερχόμενο.

 

 

 

 

 

31. Έχω υπογράψει το ακριβές αντίγραφο αλλά δεν ενεργοποιείται η αποστολή, τί να κάνω;

Έχει σταλεί ειδοποίηση από το σύστημα στον εισηγητή για να κάνει ο ίδιος αποστολή. Αν επιθυμεί διεκπεραίωση από την γραμματεία ο εισηγητής, θα έπρεπε να δηλώσει στην καρτέλα “Διανομή” τον προορισμό.

 

 

 

 

 

Εκπαιδευτικά Βίντεο - Tutorials

Καταχώρηση εισερχομένου εγγράφου με μεταφόρτωση σκαναρισμένου αρχείου (VIDEO)