Σε εφαρμογή του νέου Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας, τον Απρίλιο του 2013 ξεκίνησε η λειτουργία του Τμήματος Διαχείρισης Ποιότητας Υπηρεσιών (ΤΔΠΥ), της Διεύθυνσης Επιχειρησιακού Προγραμματισμού & Συστημάτων ΤΠΕ (ΔΕΠΣΤΠΕ), του οποίου αρμοδιότητα αποτελεί η συγκέντρωση στοιχείων και δεδομένων που αναφέρονται στην αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών και στην επίτευξη των σχετικών περιοδικών τους στόχων, παρακολουθώντας την εξέλιξή τους.  

Επίσης, αρμοδιότητα του ΤΔΠΥ αποτελεί η επεξεργασία των στοιχείων προγραμματισμού & απολογισμού των υπηρεσιών και η έκδοση προτάσεων βελτίωσης και ενημερωτικών αναφορών προς τους αρμοδίους.  

Στα πλαίσια των ανωτέρω, στην αρχή κάθε έτους ζητείται από τις υπηρεσίες του Δήμου Θεσσαλονίκης, ο απολογισμός της προηγούμενης χρονιάς και ο προγραμματισμός της τρέχουσας, με στόχο την παρακολούθηση του ποσοστού υλοποίησης του έργου της κάθε υπηρεσίας σε σχέση με τον προγραμματισμό της.  

Αυτό πραγματοποιείται ακολουθώντας τη διαδικασία ‘‘Ετήσιος Προγραμματισμός – Απολογισμός Έργων, Δράσεων, Ενεργειών των Υπηρεσιών Δήμου Θεσσαλονίκης’’.  Συγκεκριμένα, το Τμήμα Διαχείρισης Ποιότητας Υπηρεσιών, ζητά από τις υπηρεσίες του Δήμου Θεσσαλονίκης τη σύνταξη του απολογισμού και προγραμματισμού των δραστηριοτήτων τους, με τη συμπλήρωση τυποποιημένων εντύπων (πινάκων) τους οποίους οι υπεύθυνοι υπάλληλοι των υπηρεσιών συμπληρώνουν αρμοδίως.

Οι πρότυποι πίνακες περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως: δράσεις, έργα, προμήθειες, υπηρεσίες και απορρόφηση χρηματοδότησης, με αναλυτική περιγραφή και χρέωση των συγκεκριμένων ενεργειών στους υπαλλήλους της κάθε οργανικής μονάδας, έτσι ώστε να φαίνεται το έργο που πρόκειται να επιτελέσει κάθε υπάλληλος, καθώς και έναρξη και λήξη των ενεργειών αυτών.

Οι υπηρεσίες ολοκληρώνουν τη διαδικασία αυτή με τη σύνταξη του πρότυπου πίνακα απολογισμού, συμπληρώνοντας τυχόν αποκλίσεις.

Στο πλαίσιο της βελτίωσης της διοικητικής ικανότητας του, το Τμήμα Διαχείρισης Ποιότητας Υπηρεσιών, σε συνεργασία με το Τμήμα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, αναρτά τα τυποποιημένα έντυπα Προγραμματισμού –Απολογισμού στο διαδικτυακό τόπο του Δήμου Θεσσαλονίκης, έτσι ώστε οι υπηρεσίες να αντλήσουν το πληροφοριακό υλικό ηλεκτρονικά.

Στόχος είναι στο άμεσο μέλλον η διαδικασία Ετήσιου Προγραμματισμού – Απολογισμού Έργων, Δράσεων, Ενεργειών των υπηρεσιών Δήμου Θεσσαλονίκης να αποτυπώνεται και να παρακολουθείται μέσω μίας ηλεκτρονικής πλατφόρμας που θα δημιουργηθεί για το σκοπό αυτό.